Hur man infogar rullgardinslistor i Google Sheets

När många användare behöver ange data i ett delat Google Sheet kan det ofta skapa förvirring. Det är här rullgardinslistor kan vara till stor hjälp.

Om du inte vill att lagkamrater ska skriva slumpmässiga poster, göra stavfel eller förstöra en formel kan du validera deras poster genom att skapa en rullgardinsmeny som de kan välja mellan.

I den här artikeln visar vi dig allt du behöver veta om den här användbara och tidsbesparande funktionen.

Använda datavalidering för att infoga en rullgardinslista i en Google Sheets Cell

När du har öppnat arket du arbetar med är det enkelt att infoga en listruta:

1. Välj den cell som du vill infoga en listruta i.
   
   
2. Högerklicka på cellen.
   
   
3. Klicka på Datavalidering> Kriterier.
   
   
4. Välj mellan Lista över objekt eller Lista från ett intervall - beroende på vilket som passar dig.
   
   
5. Om du har valt Lista med objekt ska du infoga lämpliga objekt. Se till att de skiljs åt med komma och inga mellanslag.
   
6. Om du har valt Lista från ett intervall väljer du de celler som du vill inkludera i rullgardinsmenyn.
   
   
7. Kontrollera rullgardinsmenyn Visa i cellfältet (listan visas annars inte) för att aktivera en nedåtpil.
   
   
8. Klicka på Spara.
   

Om du vill att användare ska kunna skriva avmarkerar du rullgardinsmenyn Visa i cellfältet. För att hindra människor från att skriva ogiltiga objekt, välj Avvisa inmatning.

hur man tar bort skrivskydd från ett USB-minne

Om du vill lägga till en listruta i flera celler:

1. Markera dem alla genom att välja Cell Range eller bara välja dem med musen eller tangentbordet.
2. Upprepa stegen ovan.

Det finns också möjlighet att låta dina medarbetare skriva in sina data men se en varning om de anger något ogiltigt. I så fall bör du välja alternativet Visa varning. Alternativt kan du välja alternativet Avvisa inmatning och inte tillåta att ange allt som inte finns i listan med objekt.

För att ändra en rullgardinslista, följ dessa steg:

1. Klicka på cellen som du vill ändra.
2. Klicka på Data> Datavalidering.
3. Leta reda på de listade posterna och klicka på Spara.

Så här tar du bort en listruta:

1. Klicka på cellen som du vill ändra.
2. Klicka på Data> Datavalidering
3. Välj Ta bort validering.

Vad är datavalidering?

Datavalidering är ett alternativ i Google Sheets som hjälper dig att organisera dina data genom att validera objekt. Du kan komma åt den genom att klicka på Data i huvudmenyn och sedan välja Datavalidering. Oftast används den för att skapa rullgardinslistor inom olika celler. Det låter dig också ändra innehållet och utformningen av en viss lista.

Ett av sätten att validera data är att tillämpa kriterier som låter användare ange en fördefinierad typ av data, till exempel siffror, datum eller listor med objekt.

hur man ändrar användarnamn på reddit

1. Klicka på Kriterier i menyn Datavalidering.
2. Kontrollera lämplig typ eller typ av objekt som du vill att dina lagkamrater ska ange.
3. Om du vill kan du lägga till exakta objekt - som siffror, formler, datum eller ord - i inmatningsrutan.
4. När du är klar klickar du på Spara.

Arbeta med rullgardinslistor

Nästa gång du - eller någon annan - klickar på den cellen, istället för alternativet att skriva något, kommer det att finnas en lista med objekt som du har lagt till. Om du har markerat rutan Visa valideringshjälp visas texten du angav varje gång någon klickar på en av de validerade cellerna.

Om du har valt alternativet Visa varning utlöses varningen om du anger ogiltiga data. Om någon inte är säker på vad varningen betyder, ska de bara hålla musen över den markerade posten.

Om du har valt alternativet Avvisa inmatning får människor också en varning och kan inte spara ogiltiga objekt.

Använda färger för att sortera data i en listruta

Om du vill göra det lättare att navigera genom ditt ark och lägga till några färger i en listruta kan du använda villkorlig formatering. Följ stegen nedan:

1. Välj de celler som innehåller rullgardinsmenyn som vill ha en viss färg.
2. Högerklicka och välj Villkorlig formatering> Enfärgad eller färgskala.
3. I formateringsstilen väljer du en färg eller en skala.
4. Klicka på Klar (eller lägg till en annan regel).

Vad annat kan du göra med datavalidering

Förutom att lägga till rullgardinslistor i dina ark, kan du också använda datavalidering för andra ändamål. Dessa inkluderar:

1. Spåra framtida uppgifter. I datavalidering väljer du datumalternativet, ställer in villkorlig formatering enligt förklaringen ovan och ställer in det så att alla objekt som innehåller ett visst datum blir gråtonade automatiskt.
2. Ställa in värden i kryssrutor. När du lägger till kryssrutor i en listruta kan du också tilldela dem värden, som ja eller nej.
   1. Välj Datavalidering i Data-menyn.
   2. Markera kryssruta under Kriterier.
   3. Välj Använd anpassade cellvärden och skriv ja, nej eller vad du vill.
3. Att förhindra andra från att klara sig med dina skript eller formler. Använd alternativet Avvisa inmatning för att låsa alla celler som du vill behålla intakta.

Gör en skillnad med rullgardinslistor

Med möjligheten att infoga rullgardinslistor, validera data och mycket mer är Google Sheets ett bra gratis alternativ till Microsoft Excel. Datavalidering hjälper dig att begränsa värdena i en cell till ett intervall eller en lista med objekt som du kan definiera, ändra eller ta bort utifrån dina behov. Medan dina lagkamrater kan infoga sina data och bidra till ditt projekt har du möjlighet att hindra dem från att göra en röra av ett delat ark.

Har du redan försökt infoga en rullgardinslista i Google Sheets? Hur gick det? Låt oss veta i kommentarfältet nedan.