Du kan använda Excel för att dela upp information i mindre bitar. Att hitta de data du behöver och manipulera den är ett viktigt mål för många Excel-användare.
Om du har en persons fullständiga namn kan du behöva nollställa bara deras förnamn eller deras efternamn. Om du till exempel skickar ett vänligt automatiserat e-postmeddelande till dina kunder måste du använda deras förnamn för att undvika att låta opersonligt. Om du tittar över en lista med enkätsvarare kan det vara viktigt att bara använda deras efternamn eller dölja deras efternamn för att behålla anonymiteten.
Excel gör denna process okomplicerad och det finns många olika tillvägagångssätt du kan ta. Här är en handledning som hjälper dig att skapa separata förnamn- och efternamnkolumner med hjälp av formler. Vi tar också upp frågan om mellannamn.
Excel-formler för att dela upp namn i delar
Var börjar du?
Separera förnamn
Detta är den generiska formeln:
= VÄNSTER (cell, HITTA (, cell, 1) -1)
För att utföra det, byt ut cell med cellpekaren som innehåller det första fullständiga namnet som du vill dela upp. I det här exemplet vill du välja B2 och ange formeln:
= VÄNSTER (A2, HITTA (, A2,1) -1)
Det är dock viktigt att notera att på vissa enheter använder denna formel semikolon istället för kommatecken. Så om ovanstående formel inte fungerar för dig kan du behöva använda följande version istället:
= VÄNSTER (cell; HITTA (; cell; 1) -1)
I exemplet skulle du använda:
= VÄNSTER (A2; HITTA (; A2; 1) -1)
Nu kan du helt enkelt dra fyllningshandtaget ner till slutet av kolumnen Förnamn.
VÄNSTER-funktionen låter dig separera en sträng, från den vänstra änden av texten. HITTA-delen av denna formel lokaliserar det första mellanslaget i det fullständiga namnet, så du får den del av ditt fullständiga namn som kommer före ett tomt utrymme.
Därför förblir avstavade förnamn tillsammans, och så gör förnamn som innehåller specialtecken. Men din kolumn med fullständigt namn innehåller inte mellannamn eller initialer.
Komma eller semikolon?
Varför är inte formeln densamma för alla?
För många Excel-användare använder Excel-funktioner komma för att separera indata. Men på vissa enheter är de regionala inställningarna olika.
För att upptäcka vilken symbol som används av din Excel, börjar du bara skriva in formeln. När du börjar ange = VÄNSTER ( , kommer du att se en sväva text som föreslår rätt formatering.
Separera efternamn
Ta samma sätt att separera efternamn. Den här gången bör du använda RIGHT-formeln, som skiljer strängar som börjar från höger sida.
Formeln du behöver är:
= HÖGER (cell, LEN (cell) - SÖK (#, SUBSTITUT (cell,, #, LEN (cell) - LEN (SUBSTITUT (cell,,)))))
I exemplet ovan skulle du använda följande formel i cell C2:
= HÖGER (A2, LENN (A2) - SÖK (#, SUBSTITUTE (A2 ,, #, LEN (A2) - LEN (SUBSTITUTE (A2 ,,)))))
Återigen kan du behöva byta från komma till semikolon, vilket innebär att du kan behöva använda:
= HÖGER (A2; LÄNGD (A2) - SÖK (#; SUBSTITUT (A2 ;; #; LEN (A2) - LEN (SUBSTITUT (A2 ;;)))))
Avstavade efternamn och efternamn med specialtecken förblir intakta.
Varför är denna formel mer komplex än den för förnamn? Det är svårare att skilja mellannamn och initialer från efternamn.
Om du vill att mellannamn och initialer ska listas med efternamnen kan du använda formeln:
= HÖGER (cell, LEN (cell) - SÖK (, cell))
eller:
= HÖGER (A2, LENN (A2) - SÖK (, A2))
eller:
= HÖGER (A2; LENN (A2) - SÖK (; A2))
Men tänk om du vill skilja mellannamnen? Detta är mindre vanligt men det kan vara användbart att veta.
Separera mellannamn
Formeln för mellannamn är följande:
hur man får fler runesidor s8
= MID (cell, SÖK (, cell) + 1, SÖK (, cell, SÖK (, cell) +1) - SÖK (, cell) -1)
I exemplet ovan får du:
= MIDD (A2, SÖK (, A2) + 1, SÖK (, A2, SÖK (, A2) +1) - SÖK (, A2) -1)
Om din Excel använder semikolon är formeln:
= MID (A2; SÖK (; A2) + 1; SÖK (; A2; SÖK (; A2) +1) - SÖK (; A2) -1)
När du har angett formeln drar du ner påfyllningshandtaget. Här är en mellannamnkolumn som läggs till i exemplet ovan:
Om det fullständiga namnet inte innehåller något mellannamn eller initial får du nollvärden i den här kolumnen, som kan visas som #VÄRDE !. För att få tomma celler i stället för #VALUE! Kan du använda funktionen FEL.
Då blir din formel:
= FEL (MID (cell, SÖK (, cell) + 1, SÖK (, cell, SÖK (, cell) +1) - SÖK (, cell) -1), 0)
eller:
= FEL (MID (A2, SÖK (, A2) + 1, SÖK (, A2, SÖK (, A2) +1) - SÖK (, A2) -1), 0)
eller:
= FEL (MID (A2; SÖK (; A2) + 1; SÖK (; A2; SÖK (; A2) +1) - SÖK (; A2) -1); 0)
En metod för att separera flera mellannamn
Vad händer om någon på din lista har flera mellannamn? Med hjälp av ovanstående formel kommer bara deras första mellannamn att hämtas.
För att lösa problemet kan du prova ett annat tillvägagångssätt för att skilja mellannamn. Om du har skapat för- och efternamnkolumner kan du helt enkelt klippa av dem. Allt som finns kvar räknas som mellannamnet.
Denna formel är:
= TRIM (MID (cell1, LEN (cell2) + 1, LEN (cell1) -LEN (cell2 & cell3)))
Här hänvisar cell1 till cellpekaren under kolumnen Fullt namn, cell2 hänvisar till cellpekaren under kolumnen Förnamn, medan cell3 hänvisar till cellpekaren under kolumnen Efternamn. I exemplet ovan får vi:
= TRIM (MID (A2, LEN (B2) + 1, LEN (A2) -LEN (B2 & D2))))
eller:
= TRIM (MID (A2; LEN (B2) +1; LEN (A2) -LEN (B2 & D2)))
Om du använder den här formeln behöver du inte oroa dig för nollvärden.
Snabb sammanfattning
Här är formlerna som du kan använda för att dela upp fullständiga namn i delar:
Förnamn: = VÄNSTER (cell, HITTA (, cell, 1) -1)
Efternamn: = HÖGER (cell, LEN (cell) - SÖK (#, SUBSTITUT (cell,, #, LEN (cell) - LEN (SUBSTITUT (cell,,)))))
Mellan namn: = FEL (MID (cell, SÖK (, cell) + 1, SÖK (, cell, SÖK (, cell) +1) - SÖK (, cell) -1), 0)
Alternativ formel för mellannamn: = TRIM (MID (cell1, LEN (cell2) + 1, LEN (cell1) -LEN (cell2 & cell3)))
Separera för- och efternamn utan att använda formler
Om du inte känner för att skriva ut en massa formler som kan komma in i fel, dra nytta av Excels inbyggda Konvertera text till kolumner-guiden.
- Se till att Data fliken väljs från menyn högst upp och markera den kolumn du vill konvertera.
- Klicka sedan på Text till kolumner .
- Nästa, se till Avgränsad är markerat och klicka Nästa
. - Välj nu Plats från alternativen och klicka Nästa .
- Ändra sedan Destination till$ B $ 2och klicka Avsluta.
Slutresultatet ska se ut så här.
.
Slutresultatet ska se ut så här.
Ett sista ord
Det finns många andra sätt att lösa detta problem i Excel. Om inget av de tillgängliga alternativen gör vad du behöver, gör mer forskning.
Att använda formler är relativt enkelt och det beror inte på vilken version av Excel du använder. Men tyvärr kan du fortfarande stöta på fel.
Till exempel, om en persons fullständiga namn börjar med deras efternamn, kommer det att delas upp på fel sätt. Formlerna kommer också att ha problem med efternamn som innehåller prefix eller suffix, som le Carré eller van Gogh. Om någons namn slutar på Jr., kommer det att listas som deras efternamn.
Det finns dock ändringar du kan lägga till för att lösa dessa problem när de visas. Att arbeta med formler ger dig den flexibilitet du behöver för att hantera dessa komplexiteter.
