Om du behöver göra en lista över något,dessfrestande att se Excel som standardförvar: trots allt är det bara en liten lista med objekt för dig själv eller några nära kollegor.
Kanske behöver du något mer sofistikerat, till exempel formler för beräkningar eller makroprogrammering för att automatisera datainsamling och bearbetning.
Tyvärr är den lätthet som du kan börja arbeta i Excel eller ett rivaliserande kalkylprogram också ett av dess största problem. Vad som börjar som ett litet projekt i Excel växer till något massivt, då kan du också möta hastighets- och stabilitetsproblem eller till och med ett utvecklingsproblem som du inte kan lösa.
Dessutom har stora datahanteringsuppgifter ofta betydande utmaningar, såsom organisering, implementering, klassificering av filer, databashantering, användarsamarbete och mer. Allt som krävs för att bryta strukturen i en databas är att placera data i fel område, skriva data inkonsekvent eller till och med ha två personer som arbetar på samma ark. Flera saker kan gå fel och orsaka tidsfördröjningar och eventuell dataförlust.
Den här artikeln förklarar de vanligaste frågorna som uppstår när du använder Excel-kalkylblad, hur man hanterar dem och när det är bättre att ta steget och byta till en databas istället.
Problem nr 1: Excel-fleranvändarredigering
När Excel-system växer organiskt stöter du snabbt på problem där en användare öppnar en arbetsbok när som helst och en andra person får höra att den redan är öppen. Den andra användaren kan avbryta, vänta eller visa en skrivskyddad version. Excels löfte att meddela dig när den andra personen lämnar arbetsboken är ett spel eftersom det inte kontrollerar status så ofta, och det kanske aldrig upplyser dig. Även om det gör det kan någon annan logga in och öppna filen före dig.
För att undvika soloanvändareffekterna kan du använda Excel Online (den nedklippta, webbaserade versionen av Excel) eller aktivera Delade arbetsböcker funktion. Här är en snabbguide om hur du delar ett kalkylark.
- Öppna önskat kalkylark och klicka på Fil .
- Klicka sedan på Dela med sig för att öppna ett nytt fönster.
- Ange nu informationen för den användare du vill dela kalkylbladet med.
Du kan också dela upp data i flera arbetsböcker så att olika människor arbetar på olika arbetsböcker utan att trampa i varandras tår.
Utgåva 2: Delade Excel-arbetsböcker
Excel Online tillåter flera redigerare som standard, men det saknar mycket funktionalitet. Tjänsten är inte mycket av en utmanare för något annat än de enklaste uppgifterna. Även om funktionen Delade arbetsböcker ser ut som den ska göra jobbet är den full av begränsningar. Du kan inte skapa en tabell eller ta bort ett cellblock om till exempel arbetsboken delas.
När Excel-system växer organiskt stöter du på problemet att bara en användare kan öppna en arbetsbok samtidigt.
Det finns lösningar för vissa Excel-begränsningar online. För andra handlar det om att ändra arbetsbokens struktur snarare än att använda en arbetsbok som redan är konfigurerad - men detta scenario hamnar ofta i vägen. Som ett resultat är det omöjligt att använda en delad arbetsbok på samma sätt som du kan använda en vanlig arbetsbok för enanvändare.
Ändringar i delade arbetsböcker synkroniseras mellan användare varje gång arbetsboken sparas. Den här åtgärden placeras enligt ett tidsplan och tvingar till exempel en spara var femte minut. Dock är omkostnaderna för regelbundna sparande och spårningen av varje användares ändringar ganska stora. Arbetsböcker kan snabbt ballongera i storlek och anstränga ditt nätverk och sakta ner andra system.
hur man går upp på ånga snabbt
Utgåva 3: Excel-länkade arbetsböcker
Att dela dina data över flera arbetsböcker kan ge en lösning på problemet med fleranvändarredigering. Ändå kommer de sannolikt att behöva ha länkar mellan sig så att värden som anges i en används i en annan. Länkar mellan arbetsböcker är också användbara för att hålla separata data i separata filer, snarare än att ha enskilda ark i en arbetsbok.
Irriterande är dessa länkar en annan källa till frustration och instabilitet. De blir absoluta, inklusive hela sökvägen till källarbetsboken, eller relativ, inklusive skillnaden mellan källan och destinationsvägarna. Även om detta låter förnuftigt använder Excel spännande regler för att bestämma när varje typ av länk ska användas och ändra dem.
Reglerna styrs av flera alternativ och av om arbetsböckerna har sparats innan du sätter in länkar. Länkarna ändras också när du sparar arbetsboken eller öppnar och använder Spara som för att skapa en duplikat, snarare än att kopiera filen med Utforskaren . Resultatet av all denna förvirring och osäkerhet är att länkarna mellan arbetsböcker bryts lätt och att återhämta sig från trasiga länkar är en tidskrävande process. Ingen får tillgång till de filer som berörs.
Länkad information uppdateras endast när filerna öppnas såvida du inte klickar specifikt Data> Frågor och anslutningar> Redigera länkar> Uppdatera värden. Här är en snabb demonstration.
- Öppna önskat kalkylark och klicka Data .
- Hitta nu Frågor & Anslutningar och klicka på Redigera länkar .
- Välj sedan Uppdatera värden .
Om dina länkar inte är mellan två arbetsböcker men täcker tre eller fler måste du öppna alla arbetsböcker i rätt ordning för att säkerställa uppdaterade dataprocesser i rätt ordning, från den första till den andra till den tredje. Om du ändrade ett värde i den första arbetsboken och sedan öppnade den tredje, kunde den inte se några ändringar eftersom den andra arbetsboken inte hade uppdaterat sina värden.
Denna datakedjning är logisk, men det ökar sannolikheten för att information antingen är felaktig eller att du försöker öppna en arbetsbok som någon annan redan redigerar.
Naturligtvis kan du försöka undvika länkade arbetsböcker helt och hållet, men det finns en chans att du kommer att sluta skriva in samma data i mer än en arbetsbok, och därmed kommer risken att skriva in den lite annorlunda varje gång.
Problem nr 4: Excel-datavalidering
Fel kan smyga in i data i vilket datorsystem som helst: människor skriver fel ord eller transponerar siffror i siffror med monoton regelbundenhet. Om dina uppgifter inte kontrolleras när de matas in kommer du att få problem.
Som standard accepterar Excel vad användaren skriver. Det är möjligt att ställa in validering på uppslagslistor, men dessa är svåra att underhålla, främst om samma fält används på mer än ett ställe. Om användare måste ange dokument-ID-nummer eller kundreferensnummer utan några kontroller är det enkelt att knyta ihop fel poster utan att inse det. Systemets dataintegritet äventyras allvarligt, och all analys av data är misstänkt.
Du kan redan drabbas av effekterna av datavalideringsproblem utan att inse orsaken. Tänk på en situation där du har en lista med fakturor i Excel. Användaren skriver in kundens namn något annorlunda på varje faktura. Som ett resultat får du fakturor till Jones Ltd, Jones Limited, Jonse Ltd och joness. Du kanske är medveten om att dessa alla hänvisar till samma företag, men Excel gör det inte. Varje analys av fakturadatan, till exempel en pivottabell baserat på kunder per månad, ger flera resultat när det bara borde finnas ett.
Utgåva nr 5: Excel-navigering
Stora arbetsböcker är utmanande att navigera. Arkflikarna längst ner i fönstret är en fruktansvärd mekanism för att hitta dig när det finns många mängder av dem. Med mer synliga flikar över skärmen blir det svårt att hitta det du behöver. Här är ett snabbt sätt att navigera genom ark.
- Högerklicka på pilarna till vänster om arknamnen för att ta fram Aktivera ark dialog.
Endast de första 20 arken listas innan du måste bläddra igenom listan. Det finns inget sätt att sortera, gruppera eller söka efter det ark du vill ha. Fönstret ska se ut så här.
Problem nr 6: Excel-säkerhet
Du kan lägga till säkerhet i Excel-arbetsböcker, men det finns många problem. Skyddet är mycket mer inriktat på att skydda arbetsbokens struktur snarare än data. Du kan försöka låsa några ark och celler för att hindra användare från att ändra struktur och formel, men om de kan se data kan de vanligtvis ändra något eller allt (om du inte gör någon kreativ makroprogrammering).
Problem nr 7: Excel-hastighetsproblem
Excel är inte den snabbaste applikationen och dess programmeringsspråk, VBA, är trögt jämfört med mer professionella programmeringsspråk som C #. Detta scenario härrör från den avsedda användningen och den flexibla naturen hos Excel. Det är trots allt en kalkylarkmotor. Ja, Excel VBA kan pressas till tjänst för att hantera datalistor, men det betyder inte att det är det bästa valet för den typen av arbete. Andra applikationer är bättre lämpade för sådana uppgifter - främst för att de uttryckligen är utformade för att göra dem.
Om du stöter på något av problemen som beskrivs i den här artikeln ska du inte ignorera dem. Det finns ett professionellt svar på att lagra strukturerad data, så kallad databasen. Det behöver inte vara läskigt eller dyrt, och det borde göra det möjligt för dig att tänka logiskt på dina data, hur den länkar ihop och hur du interagerar med den.
Notera : Om du flyttar från en kalkylarklösning till en databas, duplicera inte kalkylarkdesignen slaviskt, ta chansen att göra det bättre.
Det finns databasapplikationer för allmänna ändamål tillgängliga, med vilka du kan konstruera en skräddarsydd lösning. Alternativt kan det hända att en specialiserad databasapplikation - en som redan är utformad för det ändamål du behöver - är billigare, snabbare att implementera och bättre passar.
hur man ändrar metadata på mp3
Till exempel, om du har en lista med kunder och detaljer om alla dina interaktioner med dem, anses det vara ett CRM-system (Customer Relationship Management). Trots sitt snygga namn är ett CRM-system en specialiserad databas. På samma sätt är kontopaket som QuickBooks och Sage specialdatabaser. Om du inte hittar en förbyggd applikation som passar dina specifika behov kan du bygga den själv eller få en till dig av din IT-avdelning eller konsult.
Den vanligaste databastypen är en relationsdatabas som lagrar sina data i tabeller och består av rader och kolumner. Varje rad innehåller data för ett separat objekt. Till exempel beskriver varje kolumn ett annat attribut för ämnet, till exempel kundens namn eller kreditgräns.
Du behöver bara ange kundens data en gång för att skapa en post och sedan kan du använda den på så många fakturor som du behöver.
Tabellerna har förhållanden definierade mellan dem så att, till exempel, en faktura bär kund-ID. Denna process innebär att du enkelt kan hitta alla fakturor för en viss kund eller hämta kundens telefonnummer från en specifik faktura. Du behöver bara ange kundens data en gång för att skapa kundposten och sedan kan du använda den på så många fakturor som du behöver utan att behöva skriva in den igen. För att skapa en databas måste du definiera dessa tabeller och förhållanden och sedan definiera skärmlayouterna du vill använda för att lista och redigera data.
Det finns dussintals databasapplikationer där ute. Vissa är enkla att använda och gör hela jobbet, så att du kan definiera tabeller, datainmatningsskärmar och rapporter. Andra är mer fullfjädrade inom specifika områden men kräver andra verktyg för att göra ett komplett jobb.
Till exempel kan ett program vara pålitligt när man definierar tabeller och relationer och har robusta analys- och rapporteringsfunktioner. Ändå saknar applikationen i slutändan några verktyg för att bestämma skärmar för datainmatning. Microsoft SQL Server är det uppenbara exemplet här. Som med andra stora databassystem tar SQL Server hand om backend och förväntar sig att du använder ett annat verktyg, till exempel Visual Studio, för att utveckla frontend.
Vilka databasalternativ passar dig?
Databasalternativ 1: Microsoft Access
Access är en av farfararna till skrivbordsdatabaser. Det är lätt att använda men ändå lätt att missbruka. Du kan designa tabeller, skärmar och rapporter från grunden eller börja från en mall. Några av mallarna är helt amerikanska och lär inte alltid bra praxis, men de kommer igång snabbt. Skärmar och programmeringsfunktioner kan vara ganska sofistikerade. Du kan distribuera din färdiga applikation till andra användare via ditt intranät (INTE internet) snarare än att lita på fildelningar.
Databasalternativ 2: Microsoft SharePoint
SharePoint är en databas, liksom en dokumentlagringsmekanism. Du kan använda den för att sammanställa enkla listor och länka dem. Formdesignern är lite sofistikerad, men anpassning är fortfarande möjlig. SharePoints förmåga att ta en lista över data som samlats i Excel och placera den i en anpassad lista är användbar. Programmet gör den anpassade listan tillgänglig för alla i ditt nätverk och låter dig lägga till säkerhet för att begränsa vem som kan göra vad med den informationen. Du kan be SharePoint att varna dig via e-post när någon lägger till, redigerar eller tar bort poster. Om du lagrar data som rör personer, kalenderobjekt eller uppgifter kan du synkronisera data med Outlook.
Databasalternativ 3: Zoho Creator
Zoho Office är en webbapplikation som innehåller en databas som använder dra-och-släpp-funktionalitet för att sprida sina formulär på ett enkelt, intuitivt sätt. Dra och släpp-processen används också för att programmera interaktioner och arbetsflöden. Som en webbtjänst är dina data och applikationer tillgängliga var som helst, med enkel säkerhet för att hålla din data privat. Zoho debiterar per användare per månad, men det begränsar antalet poster du kan lagra för det fastställda priset. Programmet kostar extra när du lagrar mer data eller för andra funktioner som e-postintegration.
Som du kan se erbjuder Excel många funktioner men saknas i vissa områden inom var och en. Ibland gör en annan applikation jobbet bättre, särskilt om den är utformad speciellt för uppgiften. Andra gånger fungerar Excel bra, till exempel för mindre databaser, så länge du vet hur man förhindrar att problem uppstår i första hand.
