Om du någonsin har behandlat två olika versioner av en Microsoft Word fil som du behövde jämföra, då vet du vilken smärta det kan vara att göra det manuellt. Jag har fått detta hända när en kollega arbetade med fel version av en fil och införlivade ändringar i en äldre som inte längre var relevant.
Tack och lov har Microsoft Word en funktion som låter dig automatiskt jämföra två dokument, så att du inte behöver gå igenom och kontrollera varje ord eller stycke manuellt! Så här jämför du Word-dokument i macOS!
Öppna först Word från din Dock eller från mappen Program på din Mac. En genväg till applikationer lever under Upphittare Go-menyn.
När Word öppnas väljer du bara ett tomt dokument från Document Gallery ...
... eller öppna en av de filer du vill jämföra. Det spelar ingen roll vilket dokument du startar, men kommandot vi behöver använda här blir nedtonat om Word inte har en fil öppen.
Hur som helst, när Word är redo att gå, välj Verktyg> Spåra ändringar> Jämför dokument från menyerna högst upp.
I rutan som öppnas efteråt vill du välja ditt originaldokument för att jämföra med det reviderade dokumentet. om du klickar på rullgardinsmenyn i min röda ruta nedan kan du välja bland de senaste filerna. Du kan också välja mappikonen som jag har ropat ut med den röda pilen för att navigera genom ditt filsystem för att hitta dokumentet i fråga.
När du gör det ser du den välbekanta dialogrutan för att öppna / spara, så använd den för att hitta den första versionen av ditt dokument och klicka på Öppna.
Gör sedan samma sak för den reviderade versionen av filen till höger om fönstret.
Etikettändringarna med avsnitt kan vara vad du vill - författaren till ändringarna är vanligtvis en bra indikator att gå med. Och det finns ytterligare ett par saker att veta om det här fönstret. Först kommer ikonen med två pilar på att låta dig byta dokumentens position för jämförelse, om du av misstag valde din reviderade version som originaldokumentet, säg. Och för det andra, genom att klicka på markeringsikonen får du en hel massa nya alternativ för vad du ska jämföra och hur.
Så om du till exempel inte behöver jämföra sidhuvuden och sidfötter, falländringar eller vitt utrymme kan du stänga av kryssrutorna. Och som du kan se skapar Word som standard ett nytt dokument för jämförelsen, så när du är redo att kolla in det klickar du på OK i det här fönstret för att visa det.
Den här funktionen är inte perfekt, och om du inte känner till hur du läser spårade ändringar i Word-dokument kan det hända att det är en utmaning att leta igenom den nya filen först. Men det här är så mycket bättre än att behöva läsa båda dokumenten sida vid sida för att hitta redigeringarna! Jag har gjort korrekturläsning tidigare och det låter som min egen personliga mardröm. Tillsammans med att behöva hålla ett tal inför en folkmassa. Eller att behöva flyga genom turbulens. Eller hålla ett tal medan du flyger genom turbulens.
Jag ska sluta där. Det kan ta ett tag.
