Google Sheets är ett bekvämt sätt att organisera möten, skapa uppgifter, sortera fakturor och olika andra uppgifter. Det är klart, funktionsrikt och delbart med andra användare.
Den enda nackdelen med detta verktyg är att du inte har en inbyggd funktion för att skicka e-postpåminnelser om arket till dig själv eller andra användare. Detta skulle göra det mycket lättare att hålla reda på alla dina uppgifter och data.
Lyckligtvis låter två metoder dig skicka e-postbaserade påminnelser. Läs den här artikeln för att ta reda på mer om dem.
Skicka påminnelser om evenemang - kombinera ark och kalender
Om du vill skicka e-postpåminnelser till dig själv är det enklaste sättet att göra det genom att blanda två olika Google-verktyg - Google Sheets och Google Calendar. Detta kräver inte att du använder något skript. Istället behöver du bara exportera data från en app till en annan.
Metoden består av tre steg - skapa och exportera data från Sheets, importera dem till Kalender och aktivera e-postpåminnelser.
Steg 1: Skapa och exportera data från ark
Om du vill exportera data från Sheets måste du skapa ett evenemangsark och spara det som en CSV-fil. För att göra filen igenkänd i Google Kalender bör du använda ett visst format. Följ bara dessa steg:
- Öppna dokumentet i Sheets.
- Värdena på din första rad ska följa denna översikt: A1: Ämne, B1: Startdatum, C1: Slutdatum.
- Under rubriken ”Ämne” ska du ange titeln på din påminnelse. Start- och slutdatum ska vara i MM / DD / ÅÅÅÅ-format.
- Lägg till så många evenemang som du vill, samt start- och slutdatum.
- Klicka på menyn ”Arkiv”.
- Håll muspekaren över ”Ladda ner.” En ny meny ska visas.
- Välj 'Kommaseparerade värden.'
- CSV-versionen av din Sheets-fil laddas ner till din dator.
Notera: De enda obligatoriska rubrikerna är 'Ämne' och 'Startdatum' för att listan ska kunna importeras framgångsrikt. Om du vill lägga till andra rubriker kan du se listan över tillgängliga alternativ (igenkännliga av kalendern) och deras ordning på den officiella Googles support sida.
Steg 2: Importera dokumentet till kalendern
När CSV-händelsearket är klart att importeras är det dags att byta till Google Kalender.
- Öppna Google Kalender.
- Klicka på menyn 'Inställningar' (kugghjulsikon).
- Välj Inställningar.
- Välj 'Importera och exportera' från menyn till vänster.
- Välj 'Välj fil från din dator' under avsnittet 'Importera'.
- Navigera till den sparade CSV-filen och klicka på 'Öppna'.
- Slutligen trycker du på 'Importera' för att importera CSV-filen.
Om du ser en skärm som säger att händelserna har lagts till i kalendern - allt gick smidigt. Nu är det enda som återstår att skapa e-postmeddelanden för händelserna i fråga.
Steg 3: Konfigurera aviseringar och delning
När du har ställt in aviseringar får du påminnelser om alla händelser du har exporterat från Google Sheets direkt till din e-post. Följ dessa instruktioner för att säkerställa att allt är ordentligt inställt:
- Håll muspekaren över ditt namn under avsnittet ”Mina kalendrar” till vänster om kalenderskärmen.
- Tryck på ”mer” -ikonen (tre vertikala prickar) som visas bredvid ditt namn.
- Klicka på 'Inställningar och delning'.
- Kontrollera om ditt konto är listat under 'Dela med specifika personer.' Om inte, välj 'Lägg till personer' och lägg till din e-post.
- Klicka på rullgardinsmenyn 'Meddelande' under avsnittet 'Händelsemeddelanden'.
- Välj 'E-post' istället.
- Ställ in tid och datum mellan påminnelsen och händelsen.
Nu skickar din kalender påminnelser om alla händelser som du har listat på dina Google Sheets. Tänk på att du kan lägga till vad som helst under kolumnen ”Ämne”. Du kan lista specifika uppgifter, födelsedagar eller andra arrangemang, inte bara händelser.
Använd dessutom alternativet ”Dela med specifika personer” som nämns ovan för att inkludera andra e-postmeddelanden i listan. Dessa användare kommer att få samma påminnelser via e-post för just dessa arrangemang.
Använd Lägg till påminnelser
Det andra sättet att skicka e-postpåminnelser via Google Sheets är att använda ett specifikt tillägg. Denna metod är något enklare och det kräver bara att du ställer in tillägget som gör allt annat automatiskt.
Så här ställer du in tillägget:
- Klicka på fliken 'Tillägg' högst upp på skärmen.
- Välj 'Hämta tillägg.'
- Skriv 'Lägg till påminnelser' i sökfältet.
- Klicka på ikonen 'Lägg till påminnelser' och välj 'Installera.' Tillåt behörigheter om du blir ombedd och vänta tills appen installeras.
- Gå till fliken 'Tillägg' igen och håll muspekaren över menyn 'Lägg till påminnelser'.
- Välj 'Ställ in / redigera påminnelser.'
Tillägget innehåller kolumner för Task, Assignee, CC (valfritt) och Deadline. Under 'Task' kan du ange en kort instruktion, e-postmeddelandet går under 'Assignee', medan datumet går under 'Deadline.'
Om du vill skicka ytterligare påminnelser för deadline-dagen justerar du den manuellt i menyn till höger.
Dessutom, om du behöver lägga till mer innehåll i din påminnelse, kan du klicka på alternativet ”Anpassa e-postmeddelanden som skickas” och skriva den extra informationen.
Tillägget skickar automatiskt e-postmeddelanden när det är dags, och du kan ändra uppgiftsbeskrivningar, mottagare och datum när du är på språng.
Var försiktig med tilläggspåminnelser
Att använda tillägget 'Lägg till påminnelse' är ett bekvämare och enklare sätt än 'export / import' -metoden, men kräver samtidigt mer uppmärksamhet.
hur citerar du i oenighet
Eftersom påminnelserna skickas automatiskt finns det en chans att du skickar fel uppgift till fel mottagare innan du har möjlighet att åtgärda det. Detta kan undvikas och vanligtvis ofarligt, men du bör fortfarande vara uppmärksam på vem som får vad.
Vilken metod anser du vara bättre? Varför? Dela dina åsikter i kommentarfältet nedan.
