Team management-appar är bra för att hålla alla i teamet på samma sida när det gäller organisation. Med Asana kan chefer effektivt distribuera uppgifter och lägga till gästmedlemmar i supportteam för att ge ytterligare personalstyrka för sina viktiga projekt.
Oavsett om du leder ett team eller om du bara är medlem, berättar vi allt om att bemästra projektledning och hur du lägger till gäster i din organisation eller ditt team i Asana. Läs vidare för att ta reda på mer.
Hur man lägger till gäster i Asana
Asana tillåter företag att lägga till nya medlemmar, även om de inte har en e-postdomän. Den här funktionen är till nytta för att lägga till nya medarbetare till specifika uppgifter eller lägga till kunder för att följa dina framsteg. Gäststatusen tillåter vem som helst utan ett e-postmeddelande med en organisationsdomän att bli organisationsgäst.
Administratörer av organisationer i Asana är de personer som har behörighet att bjuda in och lägga till gäster. De kan bestämma vem som kan lägga till nya medlemmar genom att välja om endast administratörer, organisationsmedlemmar eller alla kan bjuda in nya personer till teamet.
Så här bjuder du in gäster från administratörskonsolen:
- Öppna Asana och klicka på medlemsknappen i det övre högra hörnet.
- Tryck på knappen Bjud in medlemmar.
- Skriv in e-postadressen till personen du vill bjuda in.
- Välj det projekt du vill tilldela dem på rullgardinsmenyn.
- Bekräfta genom att klicka på Skicka.
Här är stegen för att bjuda in någon att gå med i ett projekt:
- Öppna Asana och projektet där du vill bjuda in nya gäster.
- Klicka på ikonen Medlemmar så öppnas ett fönster för Dela projekt.
- Du kan bjuda in nya teammedlemmar eller gäster genom att skriva in deras namn eller e-postadress.
Hur man bjuder in människor till din organisation
Det enklaste sättet att bjuda in nya medlemmar eller gäster till dina projekt är att skicka dem en delbar inbjudningslänk. Asana-användare kan dela dessa länkar på många kanaler som Slack, Microsoft Teams, e-post eller till och med via SMS. Delbara länkar är bra för att bjuda in nya medlemmar, och e-post är bäst för gästerna.
Om du vill bjuda in någon till ett projekt är det här du behöver göra:
- Öppna Asana.
- På det vänstra sidofältet hittar du det projekt du vill dela.
- Klicka på knappen Dela i det övre högra hörnet.
- Välj om du vill bjuda in någon via e-post eller en länk som kan delas.
- Kopiera länk för att dela projektet.
Om du vill bjuda in någon till teamet kan du göra det här:
- Öppna Asana.
- Klicka på ditt lags namn.
- Tryck på knappen Bjud in.
- I popup-fönstret bestämmer du om du vill bjuda in medlemmar med e-post eller en länk.
Ytterligare vanliga frågor
Kan du hålla projekt och uppgifter privata i Asana?
Ja, du har full kontroll över alla dina projekt i Asana, och du kan bestämma deras status. Tillståndskontroller gör att du kan hålla koll på varje information och dess synlighet för organisationens medlemmar. Varje individ kan avgöra om de bara vill dela något med sitt team och sina medarbetare eller med alla andra i organisationen.
hur gör man en karta i minecraft
Om uppgifter ingår i ett privat projekt är deras synlighet begränsad till endast medarbetare som arbetar direkt med projektet och dess uppgifter. Varje medarbetare kan se sina uppgifter eller underuppgifter, men de kan inte komma åt andras uppgifter, även om de är i samma organisation.
Ibland kan du markera dessa projekt som privata eller till och med endast kommentarer, när du vill att specifik information ska vara bland några lagmedlemmar. När du har ställt in dina uppgifter för att bli offentliga blir de tillgängliga för alla från din organisation eller ditt team.
När du bestämmer dig för att ändra projektets integritet är det här du behöver göra:
• Klicka på + i det övre högra hörnet.
• Där ser du alla medlemmar och gäster i ditt team, och ovanpå ser du Gör privat.
• När du klickar på Gör privat blir ditt projekt endast tillgängligt för teammedlemmar.
Alternativt, om du vill ändra en uppgiftsstatus till privat, så här är vad du behöver göra:
• Öppna en uppgift i Asana.
• Klicka på Gör privat i det övre högra hörnet.
• På det här sättet är uppgiften privat för endast dig och andra medarbetare att se.
• Ta bort alla medarbetare längst ner på sidan om du vill ha den här uppgiften privat.
Kan du lägga till både medlemmar och gäster i samma projekt?
Du kan faktiskt lägga till både medlemmar och gäster i samma projekt. När de väl är i samma team kan de se varandras namn och interagera mer. Om två gäster för närvarande ser varandra som en privat användare betyder det att de inte jobbar med samma projekt eller inte är i samma team. När de väl har tilldelats samma projekt blir deras namn synliga.
Medlemmar får bjuda in gäster till organisationen, men administratörer är de som fattar de slutgiltiga besluten. Naturligtvis kan en medlem bara lägga till gäster i projekt de jobbar med, och administratören kan lägga till dem i alla aktiva projekt, liksom dolda projekt.
Kan du ha flera personer i Asana?
För närvarande är det inte möjligt att ha flera personer i Asana. Endast en person kan tilldelas en uppgift eftersom de är ansvariga för att den slutförs.
Ett sätt att dela en uppgift mellan olika människor är att lägga till en eller flera deluppgifter, där du enkelt kan slinga in fler medarbetare. Ett annat sätt är att använda alternativet Tilldela kopior och få fler att arbeta med samma uppgifts kopior.
Integreras Asana med team?
Asana och Microsoft Teams har skapat ett framgångsrikt teamhanteringsverktyg. Med hjälp av Asana för Microsoft Teams kan team arbeta mer effektivt. Inom denna integration kan du använda Teams för att prata med medarbetare och Asana för att distribuera uppgifter.
Här är vad integrationen gör att du kan göra:
• Följ Asana-uppgifter, projekt och uppdateringar inom Teams.
• Använd team för att söka projekt i Asana.
• Skapa anpassade aviseringar som fungerar på båda plattformarna.
• Anpassa alla dina meddelandepreferenser.
• Använd alla Microsoft Office-filer och bifoga dem till Asana-projekt och uppgifter.
• Använd OneDrive för att lagra all viktig information för Asana-uppgifter och projekt.
Vad kan gäster göra i Asana?
Gäster kan inte ha samma åtkomstnivå som organisationsmedlemmar. Dessutom kan de bara se informationen eller filerna som delas specifikt med dem eller inom en grupp de är i. Gästerna kan se uppgifter, projekt och offentliga projekt som har delats med dem men inte har behörighet att redigera dem.
Betalda funktioner är tillgängliga, men när det gäller att skapa, redigera eller till och med radera anpassade fält är det omöjligt om du är gäst i Asana.
Här har du tillgång till:
• Gäster kan inte bli medlemmar i gruppen
• Gäster kan inte bli gruppmedlemmar utan att ändra sin e-postadress
• Gästerna kan inte bläddra bland andra lag eller komma åt olika grupper inom organisationen
Vad innebär det att vara gäst i en organisation?
Gäster är användare som inte har ett officiellt e-postkonto från företaget. De får en inbjudan att hjälpa teamet med ett eller flera projekt till hands. Med gäststatus kan du kommunicera med kunder, kunder eller någon annan som arbetar med projektet. Inom organisationen kan du dock bara se vad andra har delat med dig.
I Asana kan gäster lägga till eller redigera värden i projektet eller uppgiften, men de kan inte ta bort dem eller skapa nya. Dessutom har de tillgång till alla premiumfunktioner som du tillåter dem att använda, förutom anpassad fälthantering.
Kan gästerna se varandra?
Gästerna kan bara se varandra om de arbetar tillsammans på minst ett projekt. Annars ser de andra som privata användare. På det här sättet ser organisationen till att de inte kan se sina namn om de inte arbetar på något tillsammans.
Vad är skillnaden mellan en gäst och en begränsad åtkomstmedlem?
Gäster och medlemmar med begränsad åtkomst (LAM) är båda längst ner på företagets stege. I huvudsak är LAM redan en del av organisationen, medan Gäster är tillfälliga teammedlemmar. Naturligtvis, om en gäst visar talang och tillfredsställande resultat, kan de bli en LAM eller till och med medlem.
stoppa Amazon Fire Stick från uppdatering
Medan gästerna inte delar företagets domän och inte räknas med i Asana-planen, har LAM: er en e-postadress för företaget och ett antal platser i ett företag. Gäststatus existerar endast inom organisationer och LAM som ingår i både organisationer och arbetsytor i Asana.
Håll dig alltid på rätt spår
Att hantera team är inte en lätt uppgift, men verktyg som Asana kan hjälpa dig att hantera arbetsbelastningen och skapa funktionella team som levererar i tid. Utrustad med en specifik verktygslåda som gör att administratörer kan lägga till medlemmar, gäster och avvisa teammedlemmar med några få klick, är det ett oumbärligt verktyg för alla professionella företag.
Förhoppningsvis har vi hjälpt dig att förstå hur Asana fungerar och hur du får ut det mesta. Dessutom vet du nu hur du lägger till gäster i ditt team och hanterar alla dina projekts synlighet.
Gillar du att använda Asana? Har du använt det med Microsoft Teams?
Berätta mer om det i kommentarfältet nedan.
