Alla som arbetar i ett team vet att samarbete är en avgörande del av modern affärspraxis. Att kommunicera och utbyta information med dina kollegor är receptet för produktivitet. Men ibland kräver en viss uppgift extern expertis, vilket kan hindra arbetsflödet. Det är då plattformar som ClickUp kan komma till nytta.
I den här artikeln visar vi dig hur du lägger till gäster till din ClickUp-arbetsyta och täcker alla delnings- och hanteringsalternativ.
Hur lägger man till gäster i ClickUp?
Med varje prenumerationsplan låser du upp ett visst antal gästplatser. Funktionen är idealisk för att samarbeta med konsulter som bara behöver tillgång till en viss uppgift i din arbetsyta. Dessa användare har begränsad tillgång till data, så de kommer inte att kunna se något som du inte uttryckligen har delat med dem. Du kan också känna igen gäster på den lilla orange fyrkanten på deras profilbild eller avatar för att undvika förvirring.
Att lära sig hur man lägger till gäster i ClickUp är enkelt, tack vare plattformens eleganta layout. Processen är inte bara ganska enkel, utan du kan också göra den med olika operativsystem. Det finns en stationär app tillgänglig för både Mac och Windows PC och en mobilversion för iOS och Android. Alla avbetalningar har dock inte samma funktioner, så se till att fortsätta läsa för mer information.
På Mac
Desktop-appen är bra om du behöver arbeta offline. Den har färre funktioner än webbversionen eftersom den senare uppdateras oftare. Du kan dock enkelt hantera de grundläggande uppgifterna, och det inkluderar att lägga till gäster till en viss Workspace-funktion. Så här gör du:
- Starta ClickUp-appen med Finder eller Launchpad.
- Hitta uppgiften, mappen eller listan som du vill dela med gästanvändaren.
- Klicka på de tre prickarna till höger för att öppna åtgärdsmenyn.
- Välj Delning och behörigheter från listan med alternativ.
- Ett popup-fönster visas. Skriv in gästens e-postadress i dialogrutan för att skicka en inbjudan.
- Välj önskad behörighet. Du har flera alternativ: visa, endast kommentera, redigera och skapa.
På Windows 10
I stort sett samma steg gäller för Windows 10-versionen:
- Starta appen genom att dubbelklicka på skrivbordsikonen.
- För att dela en lista med en gästanvändare, klicka på ellipsen bredvid titeln till höger. Klicka på Delning och behörigheter och skriv in lämplig e-postadress.
- Om du vill lägga till gäster i en hel mapp hittar du den i din instrumentpanel. Öppna åtgärdsmenyn och gå till Delning och behörigheter. Skicka inbjudan och ange önskad behörighet.
- För att lägga till en gäst till en hel uppgift, klicka för att öppna den först. Klicka på de tre horisontella prickarna högst upp på sidan. Därifrån delar du mappen genom att skicka en inbjudan till en gästanvändare.
Obs: Det finns också ett Chrome-tillägg tillgängligt i Chrome webbutik . Förutom standardoperationerna kan du använda den för att bifoga e-postmeddelanden till ClickUp-uppgifter. Det fungerar med både Gmail och Outlook.
På Android
Till en början möttes ClickUp-mobilappen av hårda recensioner. Användare klagade på att det var svagt jämfört med skrivbordets motsvarighet, för att inte tala om den molnbaserade versionen. De senaste uppgraderingarna medförde dock betydande förbättringar, särskilt när det kommer till svarstiden.
Den nya och förbättrade versionen för Android-enheter finns på Google Play Butik . Den är tillgänglig gratis och fungerar utmärkt om du behöver kontrollera din arbetsyta när du är på språng.
omvänd hur man bygger en bas
När du har loggat in kan du komma åt alla dina filer, mappar, listor och utrymmen med din telefon.
Tyvärr kan du faktiskt inte använda den för att lägga till medlemmar eller gäster till dina Workspace-funktioner. Från och med nu tjänar det bara till att kommunicera med dina teammedlemmar och hålla reda på arbetsflödet. Förhoppningsvis kommer framtida uppdateringar att innehålla mer avancerade funktioner, men för nu – håll dig till skrivbordsversionerna.
På iPhone
Det finns en iOS-version av appen tillgänglig i App Store . Du kan få det gratis och hålla koll på saker medan du är borta från din dator.
Precis som Android-versionen kan du inte bjuda in gäster till dina Workspace-funktioner med din telefon. Det gör dock inte mobilappen helt värdelös. Du kommer fortfarande att kunna kommunicera med dina kollegor och till och med skapa nya uppgifter. Det kan verkligen vara praktiskt om du är på resande fot men ändå måste checka in med ditt team.
Hur hanterar man gäster på ClickUp?
Som administratör kan du hantera alla medlemmar i en viss arbetsyta (inklusive gästanvändare) genom att använda sidan ''Personer'' på administratörsinstrumentpanelen. Du kan ändra gästens behörighetsinställningar, uppgradera dem till en medlem eller till och med ta bort dem från funktionen helt.
På Mac
Om du vill att dina gäster ska ha tillgång till utförda uppgifter kan du ändra deras användarstatus. När de väl har blivit medlemmar kan de gå igenom sitt tidigare arbete även om de inte är aktivt involverade i Workspace längre. Så här gör du:
- Öppna Admin-menyn genom att klicka på din avatar.
- Välj Personer från listan med alternativ.
- Hitta den användare du vill hantera. Bläddra antingen igenom gästlistan eller använd sökfunktionen högst upp i fönstret.
- Från fältet till vänster klickar du på nedåtpilen bredvid Gäst. Välj en ny roll från rullgardinsmenyn.
Du kan också ta bort gästanvändare helt och hållet när de har slutfört vad de har tänkt göra:
- Gå till Admin-menyn > Personer-sidan.
- Hitta användaren på gästlistan.
- Klicka på de tre horisontella prickarna längst till höger på skärmen.
- Välj Ta bort från listan med alternativ.
På Windows 10
När du lägger till gäster till en viss uppgift ställer du vanligtvis in behörighetsinställningen direkt. Naturligtvis ändras ibland deras engagemang när projektet fortsätter. Du kan behöva dem för att delta mer aktivt genom att lämna kommentarer eller redigera filerna. Lyckligtvis låter ClickUp dig ändra nivån på frigången vid varje given punkt. Så här gör du:
- Öppna admin-menyn genom att klicka på din avatar.
- Klicka på kategorin Personer och leta reda på gästen på din lista.
- Under Access klickar du på önskad mapp, lista eller uppgift.
- En liten popup kommer att visas. Klicka på den aktuella behörighetsinställningen i det nedre högra hörnet.
- Välj en ny inställning från rullgardinsmenyn.
Det finns ett annat sätt att avgöra vilka funktioner som kommer att visas i gästvyn. Om du vill ge någon mer åtkomst men inte vill att de ska seallt, kan du använda dina administratörsbehörigheter för att dölja den. Till exempel kan funktioner som tidsspårning, tidsuppskattningar, anpassade fält och taggar alla döljas för gästanvändare, om du så önskar. Här är vad du behöver göra:
- Öppna sidan Personer i Admin-menyn och leta reda på gästen.
- Under Behörigheter längst till höger på skärmen ser du funktionerna. Klicka på motsvarande symbol för att dölja eller visa en viss funktion.
På Android (och iPhone)
Mobilversionerna är som sagt begränsade när det kommer till att hantera gäster och medlemmar. Det finns dock andra åtgärder du kan vidta som gör appen värd besväret:
- Skapa nya uppgifter
- Uppdatera och redigera uppgifter
- Samarbeta med dina medarbetare och medarbetare
- Se din att göra-lista
- Håll dig uppdaterad via push-meddelanden
Ytterligare vanliga frågor
Kan gäster redigera utrymmen, mappar eller uppgiftslistor?
Ja, om du ger dem tillstånd. Gäster kan bara göra vad du tillåter dem att göra, vilket kan garantera något av följande:
hur man förhindrar uppdatering av Windows 10
• Visa – de kan titta på delade data.
• Kommentar – de kan lägga till feedback eller input, men de kan inte redigera.
• Skapa och redigera – de kan skapa nya mappar, infoga nya data eller göra ändringar i befintliga funktioner.
Men för att få tillgång till hela utbudet av behörigheter måste du vara registrerad för en betald plan. Dessutom kan gäster bara bjudas in till individuella Workspace-funktioner, som listor, mappar eller uppgifter. Du kan inte lägga till dem i hela Workspace om de inte har uppgraderats till medlemsstatus.
Vad händer när jag får slut på gästplatser?
Varje betalplan har ett antal gästplatser tillgängliga:
• Obegränsad plan: fem gästplatser per medlem, och två till för varje ytterligare Workspace-medlem.
• Affärsplan: 10 gästplatser per medlem, och du får fem till för varje extra medlem i Space.
• Företagsplan: Samma antal gäster som affärsplanen, med några extra administratörsalternativ. Du kan till exempel bestämma vem som har behörighet att bjuda in gäster eller förbjuda funktionen helt och hållet.
hur man överför autentiseraren till en ny telefon
Enkelt uttryckt, varje gång du lägger till en ny medlem till din arbetsyta, ger ClickUp dig ytterligare en gästplats. Tänk på att schemat endast gäller användare med behörighet. Plattformen låter dig lägga till ett obegränsat antal visningsbara gäster oavsett plan.
Var vår gäst
Workspace-administratörer kan lägga till gäster i individuella listor, uppgifter och mappar med bara några enkla steg. Eftersom ClickUp är ett ganska enkelt samarbetsverktyg behöver du inte vara bevandrad för att hitta runt det. Med lämplig prenumerationsplan får du också bestämma åtkomstnivån för varje användare.
Om arbete offline håller dig mer fokuserad kan du ladda ner skrivbordsversionen för både macOS och Windows 10. Apparna låter dig hantera din gästlista med lätthet eftersom gränssnittet är nästan identiskt med molnversionen. ClickUp mobil är dock något mer restriktiv men kan ändå komma väl till pass.
Använder du ClickUp för projektledning? Vilka är dina erfarenheter av verktyget? Kommentera nedan och berätta om det faktiskt finns ett sätt att lägga till gäster med din mobiltelefon.
