De flesta moderna företag är beroende av e-postmeddelanden för kommunikation. Att förlora åtkomst till e-postmeddelanden, eller värre hela e-postkonton, kan vara förödande. Säkerhetskopiera dina Outlook-e-postmeddelanden är ett av de bästa sätten att få lite sinnesro att veta att e-postmeddelandena lagras på flera platser på din enhet och inte kan gå vilse lätt.
I den här artikeln förklarar vi hur du säkerhetskopierar Outlook-e-postmeddelanden på några olika sätt.
hur exporterar jag bokmärken från krom till en annan dator?
Hur man säkerhetskopierar och exporterar alla Outlook-e-postmeddelanden
Ett av de snabbaste sätten att säkerhetskopiera alla dina Outlook-e-postmeddelanden är att använda det integrerade PST-filformatet. Microsoft Outlook och Microsoft Exchange använder exklusivt PST-filer för att lagra e-post, kontaktinformation och adresser och kalenderhändelser. En statisk PST-fil kan användas som säkerhetskopia för dina nuvarande Outlook-e-postmeddelanden och kontaktinformation, och Outlook kommer att kunna komma åt den även offline.
Så här säkerhetskopierar du dina e-postmeddelanden till en PST-fil:
- Öppna din Outlook och tryck sedan på Arkiv.
- Välj Öppna och exportera i menyn.
- Klicka på knappen Importera / exportera.
- Systemet återgår till din huvudsakliga Outlook-skärm och dyker upp guiden Import / Export för att vägleda dig genom exportprocessen.
- I guiden väljer du alternativet Exportera till en fil i listan och klickar sedan på Nästa.
- Välj Outlook-datafil (.pst) när du uppmanas att välja en filtyp och klicka sedan på Nästa.
- Du uppmanas sedan att välja de mappar som ska exporteras. Du kan välja ditt e-postkonto för att exportera alla mappar som är kopplade till det, inklusive kontakter och kalenderdata. Klicka på Nästa när du är nöjd med ditt val.
- Välj adressvägen som säkerhetskopian sparas i. Kom ihåg sökvägen så att du kan komma åt den senare.
- Det är en bra idé att ändra filnamnet (den sista delen av sökvägen). Som standard är det backup.pst.
- Om du sparar säkerhetskopieringsfilen i standardvägen väljer du om du vill ha dubbletter.
- (Valfritt) Du kan gå tillbaka till någon av föregående dialoger, kanske för att ändra mappvalet, med hjälp av knappen Tillbaka.
- Tryck på Slutför för att starta exportprocessen.
- Outlook uppmanar dig att skapa ett lösenord. Detta kan vara viktigt av säkerhetsskäl, men du behöver inte ange ett lösenord.
- Du hittar den extraherade filen på den plats du angav för filvägen. Du kan nu flytta eller kopiera filen någon annanstans.
Så här får du tillgång till exporterade Outlook-e-postmeddelanden
När du har exporterat filerna kanske du undrar hur du kommer åt dem senare. Outlook gör det enkelt att öppna säkerhetskopior och återställa dina e-postmeddelanden till den sparade tidpunkten. Här är vad du behöver göra:
- Hitta säkerhetskopian. Notera dess plats och filsökväg.
- Öppna Outlook.
- Tryck på Arkiv och klicka sedan på Öppna och exportera.
- Välj Öppna Outlook-datafil i menyn till höger.
- Detta öppnar File Explorer. Gå till säkerhetskopian. Klicka på den och välj sedan Öppna.
- Systemet kommer tillbaka till huvudskärmen i Outlook.
- I navigeringsmenyn till vänster bläddrar du ner tills du ser Outlook-data. Denna kategori innehåller de objekt som hämtats från säkerhetskopian.
- Kategorin bevarar de ursprungliga formaterings- och mappsystemen.
- Du kan dra och släppa e-postmeddelanden för att flytta dem till andra filer.
Nu har du tillgång till dina säkerhetskopierade e-postmeddelanden.
Så här sparar du snabbt en enda Outlook-e-post
Ibland vill du inte ha besväret med att spara alla e-postmeddelanden och öppna Outlook igen när du bara behöver en eller några specifika e-postmeddelanden. Lyckligtvis finns det några snabba lösningar för att spara ett enda e-postmeddelande från Outlook.
Metod 1 - Spara direkt i en mapp
- Öppna Outlook.
- Öppna File Explorer och navigera dit du vill spara e-postmeddelandet. Du kan behöva sätta både Outlook och File Explorer i fönsterläge och flytta dem för enklare åtkomst.
- Dra e-postmeddelandet du vill spara från Outlook till mappen.
- Outlook lagrar automatiskt e-postmeddelandet i ett Outlook-objektformat.
- Dubbelklicka på det sparade e-postmeddelandet för att öppna det i Outlook.
Metod 2 - Spara som TXT eller HTML
- Öppna e-postmeddelandet du vill spara i Outlook.
- Välj Arkiv och välj sedan Spara som.
- Filutforskaren dyker upp. Välj sökvägen där du vill lagra e-postmeddelandet. Klicka på pilen bredvid Spara som typ längst ned i File Explorer. Välj antingen Endast text för att spara i ett .txt-format eller HTML för att spara e-postmeddelandet som en .html-fil.
- När du har sparat det kan du komma åt e-postmeddelandet med din textredigerare (t.ex. Anteckningar) om den är i .txt, eller din webbläsare om den sparas som .html.
Att spara e-postmeddelandet på det här sättet sparar inga bilagor, så se till att ladda ner dem, byta namn på dem vid behov och spara dem bredvid e-postmeddelandet för senare åtkomst.
Metod 3 - Använd skärmdump för att spara en bild
Du kan också använda skärmbildsprogram för att spara e-postens innehåll som en bild. Den här metoden kan vara användbar för att referera till e-postens innehåll i andra kommunikationsformulär, eftersom bilder enkelt fästs på e-post och andra meddelanden.
Om du använder Windows kommer nyare versioner med förinstallerad programvara för skärmdump, namnet Snipping Tool (på äldre enheter) och Snip & Sketch. Alternativt kan du använda Print Screen-knappen på tangentbordet och sedan klistra in bilden i Paint.
För Mac-enheter är processen liknande. Använd Ctrl + Command + 4-genvägen för att öppna den integrerade skärmdumpfunktionen och dra sedan markeringshåret för att täcka ett område över e-postmeddelandet för att spara det.
För Linux kan du hitta en sortiment av skärmbildsprogramvara tillgänglig för nedladdning, som kan användas för att spara e-postmeddelandet som en bild. Alternativt har GNOME-baserade modeller ett integrerat skärmdumpverktyg i menyn Program> Tillbehör. Vissa Linux OS-versioner svarar på Print Screen-knappen på tangentbordet, ungefär som i Windows-system.
Hur exporterar jag alla e-postadresser i Outlook?
Om du vill exportera din kontaktlista (som innehåller e-postadresserna till dina kontakter samt annan information) kan du använda steg som liknar hur du exporterar e-postmeddelandena. Kontaktinformation kan dock lagras i ett annat filformat som är mer användarvänligt och kan öppnas i Excel för snabb manipulation och redigering. Här är vad du behöver göra:
- Öppna Outlook.
- Välj Arkiv> Öppna och exportera> Importera / exportera.
- I guiden Importera / exportera väljer du Spara som en fil.
- Välj kommaseparerade värden (.csv) när du uppmanas att välja en filtyp.
- I mappen för mappval väljer du Kontakter-mappen under ditt konto.
- Bekräfta filvägen eller ändra den efter behov. Namnge filen som önskad.
- Tryck på Slutför för att starta exportprocessen.
- Import / Export-dialogen stängs när processen är klar.
Den exporterade .csv-filen kan öppnas i Excel. Den visar ett stort bord med kontaktinformation. Du kommer antagligen att ha många tomma celler, och det här är helt normalt. Du kan använda Excel för att redigera data, men att lägga till ytterligare innehåll kan göra det oläsligt för Outlook om du skulle behöva importera filen senare.
hur man laddar ner spel snabbare på ånga
Du kan använda den här filen på en annan enhet eller e-posttjänst för att importera kontaktinformation.
Hur sparar jag flera Outlook-e-postmeddelanden på min dator?
Om du vill spara mer än ett e-postmeddelande åt gången, men inte behöver hela ditt e-postbibliotek, finns det ett sätt att välja några e-postmeddelanden att spara på en gång. Här är vad du behöver göra:
- Öppna Outlook.
- Välj de e-postmeddelanden du vill spara. Håll Ctrl och klicka på e-postmeddelanden för att markera dem en i taget, eller håll ned Skift för att välja en grupp e-postmeddelanden mellan första och andra klicket.
- Gå till Arkiv> Spara som.
- I dialogrutan, gå till den mapp du vill spara e-postmeddelandena i, namnge filen som du vill och välj Endast text som format för att spara i.
- Outlook sparar alla e-postmeddelanden som valts i en enda .txt-fil. Du kan använda din textredigerare för att komma åt dem.
Om du vill spara dem i separata .txt-filer måste du spara varje e-post separat. Ytterligare Outlook-plugins tillgängligt online kan utöka den här funktionen för att spara e-postmeddelanden i separata .txt- eller alternativa filformat.
Ett nytt utseende på Outlook
Med Outlooks integrerade exportfunktion kan du säkerhetskopiera och återställa e-postmeddelanden om du förlorar åtkomst till ditt e-postkonto, oavsett om det är borttappat lösenord eller hackat. Eftersom onlinekommunikation är så utbredd kan det spara huvudvärk att krypa över förlorade filer genom att ta några minuter av din tid att säkerhetskopiera e-post.
Hur ofta exporterar du Outlook-e-postmeddelanden? Låt oss veta i kommentarfältet nedan.
