Hur man ser vem som har sett ditt Google-dokument

Google Docs är ett bra verktyg för samarbete eftersom det låter flera personer redigera och arbeta på ett dokument samtidigt utan att tappa koll på vem som gör vad.

Om du eller din organisation använder Google Docs kan det vara användbar information om vem i teamet som har sett vilket dokument och när. Från att se till att alla läser ett utkast, villkor, ditt senaste inlämnande, policyer och procedurer eller något annat viktigt dokument, att kunna se vem som gjorde vad och när är viktigt.

Fram till nyligen kunde du inte se vem som tittade på ditt Google-dokument. Du kunde se vem som redigerade den, men inte vem som bara läste den. Om de inte sparar, redigerar eller lämnar en kommentar hade du ingen aning om en viss person alls läste den senaste versionen av ett dokument.

hur man ändrar mac-adress android

Eftersom du kan dela Google Docs med skrivskyddade behörigheter kan du också dela dokumentet med vissa personer i avsikt att de granskar dokumentet men inte gör några ändringar.

Nuvarande versioner av Google Docs låter dig konfigurera inställningar så att du kan se vem som tittade på ditt Google Doc. Låt oss ta en titt på hur du kan göra det själv.

G Suite Activity Monitor

G Suite används vanligtvis av organisationer där samarbete är viktigt. Om du använder G Suite för att samarbeta med andra regelbundet kan du använda Aktivitetsövervakaren för att se visningshistoriken för alla Google Doc-filer.

Följ dessa steg för att göra det:

1. Öppna en Google Doc-fil
2. Klicka på uppåtgående trend pilikon längst upp till höger eller gå till Verktyg rullgardinsmeny
3. Öppna Aktivitetsövervakare
4. Klicka på Alla tittare för din organisationsflik

Denna process gör det möjligt för dig att spåra vyer i dokumentet, inklusive datum och tid för den senaste vyn för varje tittare.

Om alternativet Aktivitetsövervakning inte visas i ditt Google-dokument betyder det troligtvis att du är inloggad i den kostnadsfria versionen av Google Dokument eller ett personligt konto snarare än en G Suite-version.

Åskådare och kommentarer Trender

Förutom att se vem som tittade på ditt Google-dokument, gör Aktivitetsövervakaren dig också att se trender när människor tittade på eller kommenterade ditt dokument.

Åskådarnas trend: Visar ett stapeldiagram över antalet unika tittare under vilken tidsperiod du väljer mellan sju dagar och hela tiden.

Kommentarer Trend: Visar stapeldiagram över kommentartrenden över vilken tid som helst från 7 dagar till alla tider.

Stäng av Visningshistorik i Google Dokument

Om du av någon anledning vill stänga av ett dokuments visningshistorik kan du göra det också genom att följa dessa snabba steg:

hur man fixar YouTube-uppspelningsfel

1. Öppna Google Doc
2. Klicka på uppåtgående trend pil längst upp till höger i ditt dokument eller gå till Verktyg från rullgardinsmenyn
3. Öppna Aktivitetsövervakare
4. Växla under Dokumentinställning Visa min visningshistorik för detta dokument till av

Det här alternativet finns också i den personliga eller gratisversionen av Google Docs. Om du arbetar med ett dokument men inte vill att dina medarbetare ska veta det förrän du är redo att dela dina slutliga revisioner kan du stänga av din visningshistorik.

Börja med att öppna Google Dokument och klicka på inställningar .

Med menyn Inställningar kan du stänga av din visningshistorik med inställningarna för Aktivitetspanelen. När du har valt detta till avstängt läge klickar du på OK för att spara ändringarna.

Hur man ser vem som har gjort ändringar i ditt Google-dokument

Versionskontroll är mycket viktigt, särskilt om du arbetar i en reglerad bransch. Versionskontroll är något Google Docs har gjort bra ett tag. Dokument visar vem som har redigerat ett dokument, sparat eller delat det. Detta fungerar faktiskt inte bara med G Suite utan också med personliga Google Docs.

Om du är intresserad av versionskontroll eller vill se till att ingen har gjort ändringar som de inte borde utan att låsa filen, kan du ta reda på det genom att följa dessa steg:

1. Öppna ett Google Doc du vill spåra
2. Välj Fil och Versionshistorik
3. Välj Se Versionshistorik

Ett fönster ska visas till höger på skärmen som visar varje spara och redigera för det aktuella dokumentet. Beroende på hur du har konfigurerat G Suite eller Google Docs kan du också se denna information genom att välja länken 'Senast redigerad var ...' högst upp i dokumentet. Det tar dig till exakt samma plats.

Inom det fönstret bör du också ha möjlighet att visa den tidigare versionen av dokumentet innan ändringarna gjordes.

Detta är viktigt för versionskontroll eftersom du har ett granskningsspår över vilka ändringar som gjordes, när de gjordes och av vem. Det är också användbart om du gjorde några ändringar, sover på det, ändrar dig och vill rulla tillbaka dem.

Hur man ser vem som har delat ditt Google-dokument

Du kan också se vem som har delat ditt Google Doc och när. Du kan också se delningsinställningarna så att du bättre kan kontrollera åtkomsten till ditt dokument.

hur man berättar om någon läser din instagram dm

1. Gå till drive.google.com
2. Klicka på MyDrive till vänster
3. Klicka på det lilla i i det övre högra hörnet
4. Klick Aktivitet
5. Klicka antingen på varje fil eller mapp individuellt eller granska rullningsfältet till höger om skärmen. Detta visar dig vem som har delat ditt dokument.
6. 

Du kan också kontrollera inifrån dokumentet genom att välja Dela. Namnen på individer visas i popup-fönstret. Om det finns flera personer väljer du ett namn så visas listan med alla namn.

Slutgiltiga tankar

Din förmåga att avgöra vem som har tittat på, delat och redigerat dina dokument är begränsad om du inte har tillgång till ett G Suite-konto. Det finns dock fortfarande sätt att få grundläggande information.

Genom att följa stegen i den här guiden kan du snabbt och enkelt se vem som har sett, redigerat, har ändrat ditt Google Docs-dokument på något sätt.