Hur man ställer in ett bortameddelande i Skype

De olika färgade statuserna i Skype för företag låter dina kontakter veta när du är borta från kontoret och din tillgänglighetsnivå. Om du behöver veta hur du gör detta visar vi dig i den här artikeln.

Först tar vi dig genom att ställa in en frånvaro med automatiska svar i Windows 10; sedan hur du inkluderar mer information genom att ställa in din tillgänglighet i Skype. Dessutom, eftersom Mac-versionen av Skype för företag för närvarande inte får Outlook-kalenderinformation, visar vi dig stegen för en lösning.

Alternativ 1: Synkronisera MS Outlook till Skype för företag (lila punkt med automatiska svar)

Konfigurera en frånvaro med automatiskt svar i Windows

Innan du ställer in din frånvaro med automatiska svar måste du kontrollera vilken typ av Outlook-konto du har, eftersom detta beror på de steg du behöver följa:

1. I Outlook klickar du på Arkiv > Kontoinställningar.
   
2. Välj Kontoinställningar och kontrollera sedan kolumnen Typ:
   
   • Om du använder en jobbmail kommer ditt konto att vara Microsoft Exchange.
     
   • Om det är ett personligt e-postmeddelande som Gmail kommer ditt konto att vara IMAP eller POP3.

Så här ställer du in ett automatiskt frånvarosvar för ett Microsoft Exchange-konto:

1. Starta Outlook och välj sedan Arkiv > Automatiska svar.
   
2. I rutan Automatiska svar klickar du på Skicka automatiska svar.
   
   • Du kan ställa in ett datumintervall för dina automatiska svar som slutar vid sluttiden. annars måste du stänga av den manuellt.
     
   • Använd alternativet Regler och varningar för att ställa in din frånvaro om alternativet Automatiska svar inte finns där.
3. Ange svaret du vill skicka ut när du är borta på fliken Inuti min organisation.
   
   • Alternativet vem som helst utanför min organisation kommer att skicka ditt automatiska svar på varje e-postmeddelande.
     
4. Klicka på OK för att spara.
   

Så här skapar du ett frånvaromeddelande för ditt IMAP- eller POP3-konto:

1. Starta Outlook och välj sedan Arkiv för att visa dina kontoinformationsalternativ.
   
2. Välj Nytt meddelande.
   
3. Fyll i ämnet och svaret för din mall.
   
4. Klicka på Arkiv och sedan Spara som.
   
5. Ange namnet på din mall i rullgardinsmenyn Spara som typ; klicka sedan på Outlook-mall (*.oft).
   
6. Välj platsen och sedan Spara.
   

Så här skapar du frånvaroregeln:

1. Klicka på Arkiv > Hantera regler och varningar.
   
2. Välj Ny regel på fliken E-postregler i rutan Regler och varningar.
   
3. Välj Använd regel på meddelande jag får under Börja från en tom regel och sedan Nästa.
   
4. Lämna alternativen för steg 1 och 2 oförändrade för att svara på alla dina meddelanden och sedan Nästa.
   
5. Klicka på Ja för att bekräfta regeln för alla meddelanden.
   
6. Nedan Steg 1: Välj åtgärd(er); klicka sedan på svara med en specifik mall.
   
7. Nedan Steg 2: Redigera regelbeskrivningen välj den markerade texten för en specifik mall.
   
8. Välj Användarmallar i filsystemet från alternativet Välj en svarsmall i Titta in.
   
9. Klicka på din mall och sedan Öppna > Nästa.
   
10. Lägg till eventuella nödvändiga undantag och sedan Nästa.
    
11. Kalla nu din regel för något, t.ex. Out of Office.
12. Om du vill starta dina automatiska svar nu, lämna alternativet Aktivera denna regel markerat och sedan Slutför, annars avmarkera alternativet tills du är redo.
    

Notera : När du är borta måste du lämna Outlook igång för att skicka de automatiska svaren.

Så här aktiverar du regeln:

1. Klicka på Arkiv > Hantera regler och varningar.
   
2. Hitta din regel från e-postregler i regler och varningar och markera sedan rutan och Ok till vänster om den.
   

Slutligen, ställ in din närvaro på Aktiv i Skype:

hur man kontrollerar vilken ram du har

När en av dina Skype-kontakter slår upp dig, kommer de att se en liten lila prick bredvid ditt namn. Detta bekräftar att du är frånvarande men fortfarande tillgänglig och redo att prata.

1. Logga in på Skype och välj din profilbild från Chats.
   
2. Klicka på din nuvarande status och välj sedan Aktiv.
   

Ställ in en frånvaro- och aktiv Skype-status i Mac

Notera : Skype för företag i Mac erbjuder för närvarande inte närvaroinformation baserat på en Outlook-kalender. Som en lösning kan du ställa in din status på Aktiv med ett frånvarostatusmeddelande:

1. Logga in på Skype och klicka på ditt foto.
2. Välj Tillgänglig från rullgardinsmenyn under ditt namn.

Lägg sedan till ditt statusmeddelande:

1. Klicka på ditt foto och välj sedan Klicka för att lägga till statusmeddelande.
2. Skriv ett meddelande, t.ex. Jag är offline just nu... – ….. Vänligen IM mig.
   • För att ta bort meddelandet klicka bara på det och tryck sedan på Delete.

När dina kollegor slår upp dig i sina Skype-kontakter ser de att du är borta från kontoret och tillgänglig.

Alternativ 2: Synkronisera MS Outlook-kalendern till Skype (Purple Circled-Arrow)

Konfigurera en frånvaro med/utan automatiskt svar i Windows

Innan du ställer in din frånvaro måste du kontrollera vilken typ av Outlook-konto du har eftersom detta beror på de steg du behöver följa:

1. I Outlook klickar du på Arkiv > Kontoinställningar.
   
2. Välj Kontoinställningar och kontrollera sedan kolumnen Typ:
   
   • Om du använder en jobbmail kommer ditt konto att vara Microsoft Exchange.
     
   • Om det är ett personligt e-postmeddelande som Gmail kommer ditt konto att vara IMAP eller POP3.

Så här ställer du in ett automatiskt frånvarosvar för ett Microsoft Exchange-konto:

1. Starta Outlook och välj sedan Arkiv > Automatiska svar.
   
2. I rutan Automatiska svar klickar du på Skicka automatiska svar.
   
   • Du kan ställa in ett datumintervall för dina automatiska svar som slutar vid sluttiden. annars måste du stänga av den manuellt.
     
   • Använd alternativet Regler och varningar för att ställa in din frånvaro om alternativet Automatiska svar inte finns där.
3. Ange svaret du vill skickas ut när du är borta på fliken Inuti min organisation. Du kan också lämna svaret tomt.
   
4. Alternativet vem som helst utanför min organisation kommer att skicka ditt automatiska svar på varje e-postmeddelande. Om du vill lämna svaret tomt rekommenderar Outlook att du väljer Endast Mina kontakter.
   
5. Klicka på OK för att spara.
   

Så här skapar du ett frånvaromeddelande för ditt IMAP- eller POP3-konto:

1. Starta Outlook och välj sedan Arkiv för att visa dina kontoinformationsalternativ.
   
2. Välj Nytt meddelande.
   
3. Fyll i ämnet och svaret för din mall.
   
4. Klicka på Arkiv och sedan Spara som.
   
5. Ange namnet på din mall i rullgardinsmenyn Spara som typ; klicka sedan på Outlook-mall (*.oft).
   
6. Välj platsen och sedan Spara.
   

Så här skapar du frånvaroinstruktionen:

1. Klicka på Arkiv > Hantera regler och varningar.
   
2. Välj Ny regel under alternativet E-postregler i rutan Regler och varningar.
   
3. Välj Använd regel på meddelande jag får under Börja från en tom regel och sedan Nästa.
   
4. Lämna alternativen för steg 1 och 2 oförändrade för att svara på alla dina meddelanden och sedan Nästa.
   
5. Klicka på Ja för att bekräfta regeln för alla meddelanden.
   
6. Nedan Steg 1: Välj åtgärd(er); klicka sedan på svara med en specifik mall.
   
7. Nedan Steg 2: Redigera regelbeskrivningen välj den markerade texten för en specifik mall.
   
8. Välj Användarmallar i filsystemet från alternativet Välj en svarsmall i Titta in.
   
9. Klicka på din mall och sedan Öppna > Nästa.
   
10. Lägg till eventuella nödvändiga undantag och sedan Nästa.
    
11. Kalla nu din regel för något, t.ex. Out of Office.
12. Om du vill att dina automatiska svar ska börja nu lämna alternativet Aktivera den här regeln markerat och sedan Avsluta eller avmarkera alternativet när du är redo.
    

Notera : När du är borta måste du lämna Outlook aktivt för att skicka de automatiska svaren.

Så här aktiverar du regeln:

1. Klicka på Arkiv > Hantera regler och varningar.
   
2. Hitta din regel från e-postregler i regler och varningar och markera sedan rutan till vänster om den och sedan Ok.
   

Slutligen, ställ in din närvaro på Off Work i Skype:

När en av dina Skype-kontakter slår upp dig kommer de att se en liten, lila, vänsterpekande pil och prick bredvid ditt namn. Detta bekräftar att du är borta från kontoret och är ledig; alltså inaktiv.

1. Logga in på Skype och välj din profilbild från Chats.
   
2. Klicka på din nuvarande status och välj sedan Off Work.
   

Ställ in en frånvaro och från jobbet Skype-status i Mac

Notera : Skype för företag i Mac erbjuder för närvarande inte närvaroinformation baserat på en Outlook-kalender. Som en lösning kan du ställa in din status till Off Work med ett frånvarostatusmeddelande:

1. Logga in på Skype och klicka på ditt foto.
2. Välj Off Work från rullgardinsmenyn under ditt namn.

Lägg sedan till ditt statusmeddelande:

1. Klicka på ditt foto och välj sedan Klicka för att lägga till statusmeddelande.
2. Skriv ett meddelande, t.ex. Jag är offline just nu... och kommer tillbaka....
   • För att ta bort meddelandet klicka bara på det och tryck sedan på Delete.

När dina kollegor slår upp dig i sina Skype-kontakter ser de att du inte är på kontoret och inte är tillgänglig.

Vanliga frågor om Skype utanför kontoret

Varför visas fortfarande min Skype-status utanför kontoret?

När alternativet Visa min frånvaroinformation för kontakter är markerat i Verktyg, > Alternativ > Personligt kommer din frånvarostatus fortfarande att visas även när den är avstängd i Outlook.

Om så inte är fallet, försök att kontakta Microsoft tekniskt supportteam för assistens.

Kan jag stänga av frånvarostatus med Skype istället för Outlook?

Skype använder din Outlook-kalenderinformation för att uppdatera din status; därför måste du stänga av din frånvaro via Outlook.

Visar din frånvarostatus i Skype

Skype för företags snabbmeddelandeverktyg använder din Outlook-kalenderinformation för att informera dina Skype-kontakter om din status. Detta är praktiskt för dina kontakter att snabbt se om du är frånvarande och tillgänglig eller inte på kontoret och inte är tillgänglig.

Nu när vi har visat dig stegen för detta har vi lyckats med att konfigurera det – fungerade det som förväntat? Vänligen meddela oss i kommentarsfältet nedan.