-
Bild 1 av9
när kommer iPhone 6 ut
När det gäller att basa ut vardagliga dokument är det sällan stort behov av att våga sig bortom Words Hem-fliken. Men undangömt i gränssnittet finns det en mängd extra verktyg som väntar på att upptäckas. Dessa funktioner är inte riktigt hemliga, men många användare hittar dem aldrig - och de kan spara mycket tid och ansträngning.
Nedan beskriver vi våra topp 20-funktioner som lätt kan förbises i Word. Många av dem har varit i Word i ett decennium eller mer och finns i menyerna i Word XP och Word 2003, men vi kommer att fokusera på bandgränssnittet från Word 2007 och senare, som trots allt uppfanns för att hjälpa användare hittar programvarans mer esoteriska funktioner.
1. Välj liknande formatering
I en idealisk värld skulle varje element i ditt dokument ha en stil tilldelad. Men om du har litat på lokal formatering är det fortfarande enkelt att göra globala förändringar. Redigeringsavsnittet längst till höger på fliken Hem innehåller det praktiska alternativet att välja all text med liknande formatering. Detta gör att du enkelt kan markera alla dina ad hoc-rubriker, bildtexter och så vidare på en gång och justera deras utseende i ett enda ögonblick - eller använda en stil för enklare hantering i framtiden.
2. Urklippspanel
Urklippspanelen erbjuder ett bekvämt sätt att hålla mer än ett element på ditt urklipp samtidigt. Klicka på den lilla popup-ikonen i Urklipp-avsnittet på fliken Hem för att öppna den. Upp till 24 senaste klipp- och kopieringsfunktioner kommer ihåg, och du kan klicka på någon av dem för att klistra in den vid införingspunkten. I rullgardinsmenyn Alternativ längst ner kan du styra när Urklippspanelen visas. ett alternativ är att få det att visas när du trycker två gånger på Ctrl + C.
3. Översätt
Word's Review | Translate-funktionen skickar texten i ditt dokument till Microsoft Translator-webbsidan och visar en översättning i ett webbläsarfönster. I Word 2010 och 2013 kan du också aktivera granskning | Översätt | Mini Translator, som presenterar ett spökat verktygstips när du svävar över en vald texttext; flytta pekaren till den för att se en popup-översättning på ditt valda språk. Det finns dussintals språk att välja mellan: bläddra bland dem genom att välja Välj översättningsspråk i rullgardinsmenyn Översätt.
4. Kerning
Professionell datorpubliceringsprogramvara stöder kerning - den selektiva justeringen av avståndet mellan tecken för att göra texten mer estetiskt tilltalande. Word gör det inte som standard, men det kan aktiveras genom att klicka på popup-ikonen i avsnittet Font på fliken Start och markera rutan märkt Kerning för typsnitt. ange en minsta punktstorlek i rutan till höger. Om du använder kerning på små typsnitt kan bokstäverna dock se ut att springa tillsammans, vilket minskar läsbarheten.
Använd CTRL + D-tangentbordsgenvägen eller CMD + D på en Mac för enklare åtkomst. Den här genvägen tar dig direkt till teckensnittsskärmen oavsett vilken version du använder. De som kör Word 2007 eller tidigare måste kontrollera alternativet Teckenavstånd. Om du kör en senare version väljer du fliken 'Avancerat' högst upp i popup-vindrutan som visas ovan.
5. Infoga diagram
Om du vill inkludera ett Excel-diagram i ditt dokument behöver du inte lämna Word. Välj Infoga | Diagram i Word öppnar en miniatyr Excel-vy där du kan redigera eller importera dina data. Stäng bara Excel-fönstret när du är klar - det presenteras i diagramform i Word. Överst i Word-fönstret ger flikarna Diagramverktyg dig full kontroll över utformningen och utseendet på diagrammet, så du behöver inte starta Excel manuellt.
6. SmartArt
SmartArt hjälper dig att illustrera processer och relationer genom nästan 200 fördesignade layouter för pyramidorganisationer, cykler, hierarkier, matriser och mer. För att använda den i Word, klicka helt enkelt på Infoga | SmartArt och välj en mall. Skriv sedan in dina etiketter i den flytande panelen som visas och dra i handtagen för att ändra storlek på SmartArt. Om du vill att det ska flyta över ditt dokument kan du enkelt uppnå detta genom att skapa en textruta (via Infoga | Textruta) och sätta din SmartArt inuti den.
7. Infoga skärmdump
Om du skriver en handledning - eller bara vill ha ett enkelt sätt att inkludera en bild från ett annat program i ditt dokument - kan du ta ett område på Windows-skrivbordet genom att välja Infoga | Skärmdump; i rullgardinsmenyn kan du direkt importera alla öppna fönster som en bild. Alternativt kan du välja alternativet Skärmklippning för att dra en rektangel med musen och fånga ett anpassat område på skärmen.
8. Sätt i snabbdelar
Företag behöver ofta skapa bokstäver och dokument som innehåller standardelement eller stycken, till exempel en adress. Words AutoText-funktion kan hjälpa. Välj en texttext och välj sedan Infoga | Snabba delar | AutoText | Spara val i AutoText Gallery. Du kan nu infoga den texten i valfritt dokument genom att välja den från Infoga | Snabba delar | AutoText-menyn. Du kan också ställa in snabbdelar för element som ditt företagsnamn och e-postadress, och i Building Blocks Organizer kan du också ställa in snabbåtkomstmallar och objekt.
Tänk på att detta alternativ inte är tillgängligt för Mac-användare i skrivande stund.
9. Avstavning
Att låta det udda ordet spridas över två rader kan förbättra utseendet på ditt dokument. Det kan förhindra att din högra marginal blir för trasig eller i helt motiverad text kan det förhindra att stora öar med vitt mellanrum visas mellan varje ord. Word kan avstava ord automatiskt efter behov, men funktionen är avstängd som standard: för att aktivera det, gå till fliken Sidlayout och välj Avstavning | Automatisk.
10. Radnummer
Om du hänvisar till kod, juridiska dokument eller till och med poesi kanske du vill numrera dina rader för enkel referens. Words numrerade listverktyg tillämpar indragningsinställningar som kanske inte är vad du vill: välj Sidlayout | Radnummer istället och Word tillämpar snyggt numrering i dokumentmarginalen. Som standard tillämpas radnumrering på hela dokumentet, men du kan göra att det hoppar över markerad text genom att välja Radnummer | Undertryck för nuvarande punkt.
11. Digitala signaturer
Det är inte alltid uppenbart om ett digitalt dokument är ett autentiskt original. För att signera ett dokument med en personlig krypteringsnyckel, gå till fliken Arkiv (eller klotet i Word 2007), välj Skydda dokument och välj Lägg till en digital signatur. du uppmanas att spara dokumentet innan din signatur läggs till. Signaturen ogiltigförklaras automatiskt om dokumentet ändras, så dess närvaro är en garanti för äkthet. Om du vill bjuda in någon annan att underteckna ett dokument, gå till fliken Infoga och välj Signaturrad i avsnittet Text.
12. Vattenstämpel
När du cirkulerar ett utkast till ett dokument eller delar något privat med en arbetskollega, är det bra att kunna vattenstämpla sidan så att du snabbt kan se vilken typ av dokument det är. I rullgardinsmenyn Vattenstämpel, under fliken Sidlayout, kan du lägga till en stor grå vattenstämpel som säger DRAFT, CONFIDENTIAL eller URGENT i två klick. Välj Anpassad vattenstämpel för att placera din egen text eller en bild.
Mac-användare måste använda fliken ”Infoga” högst upp på datorskärmen för att komma åt alternativet Vattenstämpel.
13. Citat
För akademiska arbeten kan Word också hjälpa dig att hantera dina citat. På fliken Referenser hittar du en knapp för att hantera källor; här kan du ange detaljerna för varje verk du hänvisar till och sedan infoga referenser till dem genom att klicka på rullgardinsmenyn Infoga citat. Du kan välja ett citatformat från 14 erkända stilar, inklusive APA- och MLA-standarder, och i slutet kan du skapa en bibliografi med ett klick.
14. Makron
Office's skriptgränssnitt är minst sagt sofistikerat, men om du vill automatisera en enkel, repetitiv uppgift behöver du inte skriva en kodrad. Klicka på rullgardinsmenyn Makron på fliken Visa och välj Spela in makro. I dialogrutan som öppnas väljer du en knapp eller kortkommando (kom ihåg att klicka på Tilldela för att bekräfta ditt val); utför sedan uppgiften du vill automatisera. När du är klar går du tillbaka till rullgardinsmenyn och väljer Stoppa inspelning. Genom att trycka på den valda knappen eller tangentkombinationen när som helst upprepas de åtgärder du spelat in.
15. Översiktsvy
Om du använder Word för ett stort projekt, till exempel en avhandling eller en roman, kan det vara till hjälp att dela upp dokumentet i avsnitt och underavsnitt. Gå till Visa | Kontur för att komma åt en hierarkisk skärm som låter dig markera rubriker och kollapsa brödtexten under dem; detta ger dig en tydlig översikt över ditt dokument, som enkelt kan omorganiseras genom att flytta avsnitt. Du kan också samla flera dokument i ett huvudprojekt: klicka på Visa dokument i avsnittet Huvuddokument på fliken Kontur för att importera eller skapa underdokument.
16. Sidfärg
Om du vill att ditt dokument ska sticka ut kan du använda sidlayout | Listrutan för sidfärg för att applicera en bakgrundstvätt välj Fill Effects och du kan lägga till mönster och texturer. Fyllningar och mönster tillämpas automatiskt på alla sidor i ditt dokument. Även om du kan se dem på skärmen skrivs de inte ut, så de stör inte läsbarheten för dina papperskopior.
hur vet du om någon läser ditt direktmeddelande på instagram
Vissa användare kan hitta sidfärgvalet under fliken ”Design” beroende på vilken version av Microsoft Word och vilket system du använder.
17. Infoga index
En tredje användbar funktion för längre arbeten är möjligheten att automatiskt generera ett index. För att använda den här funktionen måste du först markera dina referenser i texten genom att välja relevant ord eller fras och sedan klicka på Referenser | Infoga index. När du har markerat alla dina huvudord klickar du på Infoga index för att skapa ett index. Detta kommer att innehålla referenser till de instanser du har markerat, och självuppdaterande länkar till sidnumren där de visas.
18. Kombinera och jämför dokument
Word kan automatiskt jämföra eller kombinera två dokument: du hittar verktyget under granskning | Jämföra. Om du föredrar att göra jobbet själv klickar du på Visa | Visa sida vid sida; detta placerar dina dokument automatiskt bredvid varandra vid identiska zoomfaktorer, så att du enkelt kan se fram och tillbaka mellan dem. Om du klickar på den synkrona rullningsknappen rullar de till och med upp och ner i låssteg när du flyttar markören eller drar rullningsfältet.
19. Dokumentinspektör
Pressansvariga och tjänstemän har tidigare landat sig i varmt vatten för att distribuera dokument med känslig information inbäddad i deras metadata, eller som kan återställas via Words alternativ för spårändringar. Gör inte samma misstag: i avsnittet Info under fliken Arkiv (eller Orb i Office 2007) hittar du ett urval av alternativ under rullgardinsmenyn Förbered för delning som låter dig söka efter dold information (och bekräfta kompatibilitet. med andra utgåvor av Word).
20. Anpassa bandet
Bandgränssnittet utformades för att vara mer stabilt än det mycket anpassningsbara Office 2003-gränssnittet. Om du väljer Arkiv | Alternativ | Anpassa menyfliksområdet, du kan lägga till nya funktioner i det och ta bort de du inte vill se. Du kan lägga till funktioner som normalt inte är exponerade alls - det finns ett användbart urval av kommandon som inte finns i menyfliksområdet - och till och med skapa dina egna flikar. Om det är för komplicerat kan du anpassa verktygsfältet Snabbåtkomst som visas högst upp på skärmen med den lilla nedrullningspilen i sin högra ände.
