Sex Killer-appar för företag: Från soluppgång till slack, allt ditt företag behöver fungera smidigt

Se relaterat De 70 bästa Android-apparna 2020: Få ut det bästa från din telefon De 31 bästa Windows 10-apparna 2017: Nyheter, produktivitet, spel och mer

Gå in på valfritt kontor, fabrik eller styrelserum så kommer du troligen att hitta fler surfplattor och smartphones än datorer. Affärer bedrivs nu ofta på vilken enhet som är närmast till hands, och det betyder att du behöver appar i affärsklass.

Sådana verktyg kan hjälpa till med alla typer av uppgifter, från teamkommunikation och anteckningar till projektledning. Många kraftfulla verktyg är plattformsoberoende, och de vi tittar på här har alla testats i levande affärsmiljöer. Här är ett urval av sex fantastiska appar för företag, tillsammans med de viktigaste råd som du behöver för att få ut det mesta av dem.

1. Slack

Tillgänglig på: Android , Chrome OS , ios , OS X , Windows , Webbapp

När det gäller att arbeta som ett team är e-post ett dåligt sätt att kommunicera. Det är tidskrävande, men ändå lätt att förbise; viktig information delas över olika trådar; och när flera versioner av dokument skickas runt som bilagor är förvirringsutrymmet hemskt.

hur berättar jag vilken ram jag har

Slack tar ett annat tillvägagångssätt: det är en smart utformad snabbmeddelandeapp för vuxna. Enskilda projekt eller grupper kan delas in i separata kanaler (var och en betecknas med en Twitter-liknande hashtag) - så att du till exempel kan ha en kanal för #Marketing-teamet och en annan för #WinterMarketingCampaign. Du kan dela upp och dela upp teammedlemmar efter behov så att alla relevanta hålls i slingan, medan de som inte behöver vara inblandade i en konversation inte störs.

Alla samtal i varje kanal flyter som en enda tråd; det finns inga separata trådar för olika ämnen. För människor som brukade skapa olika konversationer med unika ämnesrader i ett e-postmeddelande kan det här vara förstörande först, men man vänjer sig snart med att ha allt på ett ställe. Det finns en smidig sökfunktion, som är väldigt snabb, lyfter fram söktermerna i resultaten och generellt gör det enkelt att hoppa tillbaka och ta upp en äldre konversationstråd när du vill.

Du kan också dela dokument med andra kanalmedlemmar, och kommentarer som gjorts om dessa dokument sparas vid sidan av själva dokumenten, så det finns ingen anledning att muddra genom din inkorg för att samla alla svaren på ett visst utkast.

Slack fungerar på alla större plattformar och du kan plocka upp och gå med i konversationer på vilken enhet du har att lämna. Det är gratis att använda, men om du vill ha ett sökbart arkiv efter 10 000 meddelanden måste du uppgradera till en av de betalda planerna, som börjar från 7 USD per månad för små och medelstora företag per månad. Det är en smart affärsmodell eftersom vi efter några veckors användning av Slack inte tror att många kommer att vilja gå tillbaka till de 562 olästa meddelandena i inkorgen.

2. Evernote

Tillgänglig på : Android , ios , OS X , Windows , Windows-telefon , Webbapp

Evernote var den anteckningsapp som valts för proffs innan iPad var en glimt i Steve Jobs öga. Idag har den vuxit till en familj av verktyg som integreras sömlöst under Evernote-appen.

Låt oss börja med Penultimate, en digital handskriftsapp för iPad. I samarbete med en Jot Script Evernote Edition-penna är det den första appen som övertygar oss om att skriva kursivt på en surfplattaskärm kanske bara fungerar. Detta beror till stor del på Zoom-rutan, som finslipar in på en liten del av skärmen och flyttar sidan under dig medan du skriver, så att du kan skriva på samma sätt som du skulle göra med en riktig penna och papper. Även med våra slarviga journalisters handskrift gör sökfunktionen ett anmärkningsvärt bra jobb med att transkribera, och dina näst sista skrapningar sparas tillbaka till Evernote utan krångel.

Sedan finns det Scannable-appen för iOS, som låter dig fånga utskrivna eller handskrivna dokument, till exempel utgiftskvitton eller Post-it-anteckningar, och spara dem i dina Evernote-mappar (eller som kalendermöten om dokumentet innehåller ett datum). Skanna ett visitkort - antingen med hjälp av Scannable eller de mobila Evernote-apparna - och inte bara digitaliseras informationen direkt för lagring i dina kontakter, men du blir också ombedd att skapa en omedelbar anslutning på LinkedIn, vilket är ett enkelt sätt att bygga upp affärer relationer.

Slutligen har Skitch-appen på flera plattformar en killerfunktion: den låter dig snabbt kommentera Google Maps. Så om du behöver ge en klient eller kollega tydliga instruktioner om hur du kommer till en möteslokal eller vill markera en Hitta oss här-karta för att bäddas in på företagets webbplats är den perfekt för jobbet.

3. Soluppgång

Tillgänglig på: Chrome OS , ios , OS X , Webbapp

Sunrise är en kraftfull kalenderhanterare som arbetar på alla större plattformar än Windows Phone - det är förmodligen varför Microsoft nyligen betalade 100 miljoner dollar för att förvärva sin utgivare. Förhoppningsvis betyder det inte att utveckling på andra plattformar kommer att minskas, för i det överfulla fältet med kalenderappar är Sunrise bäst.

Det beror delvis på att det samlar ett så brett utbud av professionella och personliga kalendersystem: Exchange-, Google- och iCloud-evenemang täcks, liksom påminnelser från andra appar inklusive Evernote, GitHub och LinkedIn. Sunrise viks allt ihop i en enda schema som visar vad som står på dagordningen för de närmaste dagarna, tillsammans med en väderprognos.

Utförandet är fullt av härliga detaljer, till exempel hur kalenderhändelser automatiskt tilldelas ikoner baserat på deras beskrivningar. Möten som innehåller ordintervjun får till exempel små pratbubblor medan födelsedagen får en ballong. Skapa ett nytt möte och (på Android och iOS) kan du ringa in tiden på en virtuell urtavla - ett snabbare och mer intuitivt gränssnitt än konventionella rullgardinsmenyer.

Android-användare kan också installera en Sunrise-widget på sin startskärm, för en överblick över kommande möten och möjlighet att snabbt lägga till dem utan att först behöva öppna appen. Desktop-användare kan under tiden använda Sunrise via en Google Chrome-app, som låter dig köra kalendern i ett fristående fönster. Här måste du dubbelklicka på ett tomt utrymme under den aktuella dagen för att skapa ett nytt möte, vilket inte är omedelbart uppenbart - men det här är möjligen den enda användbarhetsfaux pas som Sunrise gör på någon plattform.

Fyra. jag tog

Tillgänglig på: Android , ios

Till och med stenografiska experter kommer att erkänna att anteckningar som tagits vid möten aldrig är en verklig representation av det som sagts. Cogi låter dig fånga de viktigaste ögonblicken av möten, tal eller presentationer utan att behöva vada genom en inspelning av hela sessionen.

Att använda Cogi är lika enkelt som att aktivera det i början av mötet; detta gör att Cogi lyssnar på vad som sägs, men inspelningen börjar bara när du trycker på Highlight-knappen. Den smarta delen är att - eftersom du ofta inte vet i förväg när någon ska säga något som är värt att notera - håller Cogi en ljudbuffert. Så när du trycker på Highlight börjar ljudinspelningen med de föregående 15 sekunderna av ljud. (Om du föredrar kan du ställa in bufferten för förinspelning till 5, 15, 30 eller 45 sekunder.)

När den intressanta biten är över trycker du helt enkelt igen för att stoppa inspelningen. Det finns ingen gräns för längden på höjdpunkterna - det kan vara en fem sekunders ljudbit eller en 30-minuters monolog. Tanken är att bara spela in de viktiga bitarna så att du snabbt kan granska höjdpunkterna vid ett senare tillfälle.

Alla höjdpunkter från ett möte grupperas i en enda session, och varje klipp kan namnges för senare referens. Det är också möjligt att lägga till textanteckningar och foton till en session. Sessioner kan också taggas - appen låter dig söka i dina kontakter efter namnen på högtalarna som ska taggas, samt tillhandahålla standardtaggar som #FollowUp, #Important eller #Reminder. Taggar och anteckningar kan sökas för att göra det lättare att hitta gamla inspelningar vid ett senare tillfälle.

Appen är gratis, även om det finns en prenumerationstjänst som låter dig betala för en transkription av dina anteckningar. Eftersom hela poängen med appen är att bara spela in höjdpunkterna i ett möte eller en presentation, bör det dock inte vara för smärtsamt att göra din transkribering

5 minuter

Tillgänglig på: iPad

I likhet med Cogi är Minutes utformat för att säkerställa att dessa viktiga mötesstunder inte glömmas bort när du lämnar styrelserummet. Det gör processen med att ta minuter så smärtfri som möjligt - så länge du kan tappa dem till en iPad - hanterar allt från inspelning av handlingspunkter till att skicka de färdiga minuterna till deltagarna.

Du börjar med att ange beskrivningen av ditt möte - eller om mötet redan är lagrat i din kalender kan protokollet extrahera titeln därifrån. Du lägger sedan till deltagare från din iPads kontakter. Om du inte har e-postinformation lagrad för en viss deltagare markeras deras namn i orange och du kan klicka på dem för att lägga till en adress.

Protokollformuläret innehåller också ett förberedelsearum där du kan skriva in alla anteckningar som förblir privata för dig (kanske arrangemang för kommande möten). Sedan finns det ett formulär där du noterar protokollet som vanligt. Layouten är tydlig, även om vi vill se fler formateringsalternativ, till exempel möjligheten att understryka eller fördjupa rubriker, eller använda punktpunkter och numrerade listor.

Mer användbart är det, tillsammans med allmänna anteckningar, också möjligt att skapa åtgärdspunkter. I formuläret kan du ange en åtgärdspunkt, tilldela en ansvarig person från listan över deltagare och ange en deadline.

När mötet är klart och alla anteckningar och åtgärdspunkter har tagits kan du trycka på en enda knapp för att skicka protokollet till alla deltagare, med åtgärdspunkter och tidsfrister inkluderade. Sedan, vid nästa möte, kan du ringa upp protokollet från föregående möte (vrid iPad till liggande läge för att komma åt anteckningar från tidigare möten) och kryssa för varje åtgärdspunkt, vilket gör det enkelt att se till att allt har gjorts. Protokoll håller saker tydliga, koncisa och ansvariga.

6. Eclipse Manager

Tillgänglig på: Windows , Windows-telefon

Om du arbetar med flera projekt samtidigt och använder Windows, ta en titt på Eclipse Manager. Det hjälper dig att hålla reda på alla enskilda uppgifter som behöver slutföras för varje projekt, identifiera vilka som kräver din omedelbara uppmärksamhet och vilka som kan sparkas in i det långa gräset.

hur sparar man gif på twitter

Se relaterat De 70 bästa Android-apparna 2020: Få ut det bästa från din telefon De 31 bästa Windows 10-apparna 2017: Nyheter, produktivitet, spel och mer

Eclipse Manager-användargränssnittet är uppdelat i mappar, projekt och uppgifter. Mappar organiserar projekt av liknande typ (säg apputveckling), medan projekt (som kontakthanteringsapp) innehåller en lista över uppgifter (trådram på hemsidan) som behöver slutföras. Varje projekt kan spåras med tre laddningsalternativ: stegvis (med summor tilldelade till varje uppgift), efter avslutad eller timvis. Om du laddar per timme kan du använda appen för att spåra när du börjar och slutar arbetet med en viss uppgift, vilket hjälper dig att hålla koll på faktureringen.

Enskilda uppgifter kan emellertid tilldelas en prioritet och specifika tidsfrister och sorteras i olika kolumner inom projekt. Du kan skapa kolumner för att göra och slutförda uppgifter eller skapa underkategorier av uppgifter inom ett projekt. Högerklicka helt enkelt i ett tomt utrymme i ett projekt för att få fram alternativet att skapa kolumner.

Eclipse är inte den mest sofistikerade uppgiftshanteraren där ute. Det finns inget alternativ att skapa diagram eller beroenden - du kan inte ange att uppgifterna A och B måste utföras innan uppgift C kan startas - och du kan inte ange en övergripande tidsfrist för ditt projekt.

Ändå är det så enkelt som gör Eclipse så tilltalande: du kan hämta programvaran och komma igång på några sekunder. Logga bara in dina projekt och uppgifter, granska vad som behöver göras först i TimeLine-vyn och fortsätt med de saker som tjänar dem pengar. Live Tile kommer att påminna dig om din att göra-lista om du blir distraherad.