Jag ställdes en fråga häromdagen när jag visade någon hur man använder Gmail och det var inte första gången jag hörde det. Frågan var ”Hur skapar jag kopior av utkast i Gmail så att det inte tar så lång tid att svara på kunder?” När jag försöker regelbundet svara på frågor här på TechJunkie, trodde jag att detta var en främsta kandidat.
Vad frågan faktiskt ställer är mer om e-postmallar än att spara kopior av ett utkast. Jag visade någon hur man ställer in autosvar och etiketter för deras nya e-post. De ville ha några e-postmeddelanden från pannor som ska skickas till kunder för att hålla dem i slingan utan att bli fastnat av admin hela dagen. Svaret är att skapa e-postmallar.
hur man skapar en omvänd server 3.14
Du kan skapa kopior av dessa och behålla dem som utkast om du föredrar men du kan göra mycket mer med mallar.
E-postmallar
E-postmallar är en räddande nåd för alla småföretagare eller de som befinner sig i samma typ av e-post. Jag har använt dem ända sedan jag startade mina egna företag och de har sparat mig många hundra timmar genom åren.
E-postmallar kan också få dig att se mer professionell ut. Du kan svara snabbare och ett enkelt 'Tack för din e-post, en av vårt team kommer att kontakta dig direkt inom 24 timmar' kan få en kund att känna sig värderad. Med tanke på hur lätt det är att göra rekommenderar jag starkt att du använder dem.
Hur skapar jag e-postmallar i Gmail?
Gmail ringer mallar Canned Responses och du måste aktivera funktionen innan du kan använda dem. När du är klar kan du skapa så många e-postmallar som du vill.
- Öppna Gmail och logga in.
- Välj kugghjulsmenyikonen längst upp till vänster och välj Inställningar.
- Välj fliken Labs.
- Växla Konserverade svar (mallar) till Aktivera.
- Välj Spara ändringar längst ner på sidan.
Nu är funktionen aktiverad, vi kan börja skapa mallar. Du gör det från inkorgen i Gmail så det är dit vi ska gå vidare.
- Välj Skriv e-post från din inkorg.
- Skapa det e-postmeddelande du vill skapa som vanligt.
- Välj den grå nedåtpilen längst ned till höger i e-postfönstret.
- Välj Konserverade svar och Nytt konserverat svar.
- Ge det ett meningsfullt namn och välj OK för att spara.
När du har sparat ditt konserverade svar kan du säkert radera utkastet.
När du tar fram ditt konserverade svar måste du balansera den personliga kontakten med att vara generisk nog för att du inte ska förolämpa någon. Det innebär att antingen lämna saker som namn och datum ur e-postmeddelandet och ersätta det med tidsplaner. Eller så kan du lägga till dessa personliga detaljer för hand innan du skickar. Det senare är att föredra eftersom den personliga kontakten skapar en relation du kan bygga på. Det är dock inte alltid möjligt så du måste använda ditt omdöme.
hur man tar reda på vilken ram jag har
Med din e-postmall
Nu har du skapat din e-postmall eller ett konserverat svar. Det är dags att använda den. När du får din första möjlighet att använda mallen, gör så här:
- Välj Svara från det e-postmeddelande du vill svara på.
- Välj den grå nedåtpilen längst ned till höger på skärmen.
- Välj Konserverade svar och välj svaret du skapade.
- Lägg till personuppgifter för att göra e-postmeddelandet relevant.
- Skicka.
Du kan göra samma sak genom att använda Compose och skapa ett nytt e-postmeddelande, men jag tycker att svarmetoden är mycket snabbare.
hur man tar bort ett skype-konto
Använda ditt konserverade svar som e-postautosvarare
Ta e-postmallen ett steg längre, hur är det med att ställa in ett konserverat svar som autosvar på ett inkommande e-postmeddelande. Du måste behålla din konserverade respons generisk men det är ett utmärkt sätt att erkänna order eller frågor och bygga en bra relation med din kund.
- Öppna Inställningar i Gmail och välj fliken Filter.
- Välj länken Skapa ett nytt filter.
- Skapa ett kriterium för att utlösa filtret. Detta kommer sannolikt att vara unikt för dig så välj något som fungerar.
- Välj Skapa filter med den här sökningen längst ned till höger i fönstret.
- Välj Skicka konserverat svar och svaret du vill använda.
- Välj Skapa filter.
Nu när filterkriterierna är uppfyllda skickar Gmail ditt konserverade svar automatiskt. Detta är perfekt för bekräftelser eller uppdateringar och kan ställas in så att det utlöses på flera sätt. Det är omöjligt för mig att lista dem alla här men du kommer att känna igen ett mönster i dina e-postmeddelanden som du kan använda. Till exempel skickar alla e-postmeddelanden till din e-postadress ”[email protected]” eller till vilken e-postadress som helst som innehåller ordet ”Order”. Du får idén.
