Att hantera dokument är en av de viktigaste sakerna i SharePoint. I affärer utvecklar dokument ofta saker. De kan börja på OneDrive för företag och hamna på organisationens teamwebbplats. Dokument ändrar ofta platser så det är mycket viktigt att känna till in-och-outs för att flytta dokument i SharePoint.
Memory_management Windows 10-fel
Flera sätt att göra det
Alla som har arbetat i SharePoint vet att det finns många sätt att göra en viss uppgift. Rörliga dokument är inget undantag. Oavsett om du slutar använda File Explorer eller Migration Tool beror på ett antal faktorer, till exempel antalet flyttade dokument, vikten av lagring av versionshistorik, metadata och mer.
1. Filutforskaren
För att flytta ett dokument med File Explorer, öppna både mål- och källdokumentbiblioteken (spelar ingen roll om det är samma webbplats). Välj Utforskaren i rullgardinsmenyn. Detta öppnar en upptäcktsvy för vart och ett av biblioteken. Använd dra och släpp för att flytta objekt mellan de två utforskarvyerna.
Du kan flytta både mappar och filer och behålla innehållstyper om både käll- och målplatser har definierade innehållstyper. Den här metoden behåller även anpassade metadata om både käll- och målplatser definieras med samma metadata.
Processen är dock manuell och det är mer en kopia än ett drag, vilket innebär att du måste ta bort källobjekten efter att ha flyttat. Det behåller inte versionshistorik eller skapas, skapas av, ändras och modifieras av egenskaper.
2. Flytta till / Kopiera till
Även om det är användbart och enkelt, Flytta till och Kopiera till kommandon är endast tillgängliga på SharePoint Online. Med det här alternativet kan du flytta dokument från OneDrive för företag eller SharePoint till en destination i SharePoint eller OneDrive. Välj filen och klicka på något av de två kommandona. De Flytta till Alternativet flyttar ditt dokument med skydd för metadata och versionshistorik till en annan mapp inom samma bibliotek, till ett annat bibliotek eller till en annan webbplats.
Denna metod är perfekt för slutanvändare, eftersom den är enkel och okomplicerad. Det låter dig kopiera och flytta både filer och mappar. Det bästa är att det behåller innehållstyper, anpassad metadataversionshistorik,ochskapat, skapat av, modifierat och modifierat av egenskaper. De Kopiera att behålla behåller dock bara den senaste versionen - den främsta nackdelen är uppenbarligen det faktum att denna metod är exklusiv för SharePoint Online.
3. Hantera innehåll och struktur
Om du aktiverar SharePoint Servers publiceringsinfrastrukturfunktion kan du se en länk Hantera innehåll och struktur när du navigerar till Platsadministration . Med den här funktionen kan du flytta / kopiera dokument. Detta är en av de bästa hackarna som hjälper dig att flytta flera dokument samtidigt samtidigt som du behåller versionshistorik, skapad, skapad av, modifierad och modifierad av egenskaper. Innehållstyp och metadata behålls också med den här metoden.
Du måste dock aktivera publiceringsfunktionen. Även då kommer du inte att kunna flytta flera mappar. Den kanske största nackdelen med den här metoden är att du måste vara webbplatsägare för att kunna använda den. Åh, och det fungerar bara på en enda webbplats.
4. Innehållsarrangör
Aktivera bara innehållsorganisationsfunktionen och välj sedan de routningsregler som du vill använda och lägg in dokumentet som du vill flytta till drop-off-biblioteket. Med den här metoden kan du också flytta dokument till någon annan webbplats. Det tar en stund att konfigurera, men du behöver bara göra det en gång. Det behåller också innehållstyper och anpassade metadata.
Även om det inte behåller versionshistorik och kräver en administratör, har det en användbar funktion som låter dig dirigera ditt dokument till en mapp.
5. SharePoint Migration Tool
Microsoft vet att flytta dokument i SharePoint kan vara lite knepigt. Det är därför företaget kom med gratis SharePoint Migration Tool . Det här verktyget hanterar allt från små till stora migreringar som kan innehålla filer, mappar och till och med listor från din SharePoint-webbplats. Objekten flyttas till OneDrive eller SharePoint.
Den mest uppenbara fördelen med denna metod är verktygets förmåga att hantera stora migreringar. Det är också mycket anpassningsbart och behåller versionshistorik. Det är dock inte kompatibelt med SharePoint-versioner före 2013. Däremot är vissa tredjeparts migreringsprodukter betydligt mer anpassningsbara.
6. Tredjepartsprodukter
De flesta kvalitetsprodukter från tredje part för dokumentmigrering är inte gratis, men de tenderar att fungera fantastiskt, särskilt för stora migrationer. De tenderar att vara skalbara och mycket anpassningsbara. De flesta av dessa produkter kan behålla allt, inklusive innehållstyper, metadata, alla egenskaper och versionshistorik.
Å andra sidan kostar denna metod pengar. När du tänker på att du betalar för ett verktyg som hjälper dig att flytta dokument, kommer du att undra varför SharePoint inte redan har ett användarvänligt alternativ. En annan nackdel här är att produkter från tredje part kräver en admin för att konfigurera och köra dem.
7. Anpassad lösning
Slutligen kan du koda din egen anpassade lösning via en mängd olika tekniker som REST API. Slutanvändaren behöver inte dirigera något, du kan anpassa så mycket du vill och du kan se till att allt behålls i dokumenten. Å andra sidan måste du kunna koda och spendera lite tid på att skriva och underhålla koden, vilket kan vara särskilt knepigt när produkten uppdateras.
Välj din metod
Det finns ännu fler metoder för att flytta dokument i SharePoint, men dessa bör täcka de flesta av dina behov. Tänk på vad du behöver först, och snart vet du exakt vilken metod du ska använda för varje.
Vilken av dessa metoder föredrar du? Har du använt mer än en? Diskutera.